Франчайз: касова сверка за 94% по-малко време с ChatGPT Work

Тед Тейлър навлиза в ресторантьорството след 25-годишна кариера в полупроводниковата индустрия. Днес той е независим франчайзополучател и управлява три ресторанта в Ню Мексико, всеки от които работи под марките Schlotzsky’s и Cinnabon.

Управлението на ресторанти за бързо обслужване изисква баланс между доброто преживяване на клиентите и многото работа, която остава скрита за тях — определяне на цените в менюто, осигуряване на персонал, поддръжка на оборудването и вътрешни правила. Тед използва технологиите на OpenAI, за да се справя с всичко това по-бързо.

С ChatGPT Тед ускорява времеемки задачи като проучвания и изготвяне на текстове. Използва ChatGPT Work, за да събира и анализира големи обеми данни за цени, продажби, прогнози, графици и труд и да получава препоръки за това на какво да обърне внимание във всеки ресторант. Така съкращава времето за актуализиране на цените с 95% и спестява по 4 часа при всяко изчисляване на заплатите.

Ежегодното актуализиране на цените в менюто изисква комплексен анализ на разходите по рецептурите, популярността на артикулите, цените на местните конкуренти, размера на порциите и различните разходи и приходи при поръчки на място и за доставка. Тед използва ChatGPT Work, за да обедини тези фактори и да получи ценови препоръки за 1–2 часа вместо за 5 дни.

Първо Тед използва ChatGPT Work, за да проучи и определи ценовите си цели и стратегии въз основа на тенденциите в цените на местните конкуренти, размера на порциите и сравнителното качество на храната. След това предоставя на ChatGPT Work списък с артикулите от менюто, разпределени по категории, с текущите им цени на място и за доставка. Той посочва с колко иска да увеличи общо всяка група цени и при кои артикули увеличението да е по-голямо или по-малко, като се опира главно на предходния анализ от ChatGPT.

Може да задълбочи анализа, като добави история на продажбите по артикули и цени от доставчиците. ChatGPT Work може да използва тези данни, за да оцени ефекта от ценовите промени върху продажбите и да оптимизира цената на всеки артикул спрямо целите за себестойността.

ChatGPT Work предоставя електронна таблица с препоръчителни цени на място и за доставка. Дори свързва ценовите промени с цялостна ценова стратегия за по-добри бизнес резултати — задържане на клиентите, ограничаване на ценовите шокове и оптимално позициониране на добавките към поръчките.

Когато Тед за първи път използва ChatGPT Work за ценообразуване, той прави анализа и ръчно. „ChatGPT Work направи по-задълбочено сравнение на местния пазар и ми помогна да избегна увеличения, които биха направили някои артикули неконкурентни“, казва той. Тед веднага започва да използва ChatGPT за изготвяне на първоначалните препоръки.

Тед използва ChatGPT Work, за да управлява разходите за труд по два начина: следи показателите за труда в трите си ресторанта и изпробва по-добър начин за изготвяне на седмичния график.

За анализа на труда Тед предоставя на ChatGPT Work достъп само за четене до данните си за продажбите и труда. Когато стартира анализа, ChatGPT Work съпоставя часовете по график, по бюджет и реално отработените часове с прогнозните и действителните продажби. Преглежда и предходните 12 седмици, за да отчете обектите, чиито продажби редовно надхвърлят или остават под прогнозите. Полученият отчет сигнализира за извънреден труд, смени, продължили по-дълго от планираното, и недостиг на персонал в отделни периоди, като откроява въпросите, които управителят трябва да прегледа.

За теста с графиците Тед предоставя на ChatGPT Work списък на служителите с длъжността, обучението, наличността и възнаграждението на всеки, както и нуждите от персонал на обекта при различни нива на продажбите. Заедно с управителката той сравнява предложения от ChatGPT Work график с този, който тя би изготвила. Двамата установяват, че липсват правила кога да се добавя персонал в натоварените периоди, и уточняват инструкциите за ChatGPT Work.

Сега ChatGPT Work изготвя пълен график за този обект. Управителката го проверява, прави корекции при нужда и го въвежда в системата за графици на ресторанта. По оценка на Тед по-доброто планиране на графиците би могло с времето да намали дела на разходите за почасов труд в продажбите с един до два процентни пункта общо за трите ресторанта. Това би добавило между 50 000 и 100 000 долара свободен паричен поток годишно, който може да се използва за по-високи заплати, бонуси, инвестиции в бизнеса или разпределяне на по-голяма печалба.

Тед използва ChatGPT Work и в ежедневната работа — от разработване на политики за персонала до касови сверки и управление на заявки за консумативи и ремонти. 

Когато Ню Мексико въвежда изискване ресторантите да разполагат с писмена процедура за инциденти с телесни течности, Тед използва ChatGPT, за да изготви проект за около 30 секунди. Когато му трябват правила за социалните мрежи за наръчника на служителите, ChatGPT му помага бързо да подготви текст, който външна фирма за човешки ресурси впоследствие преглежда, без да прави промени.

Тед използва ChatGPT Work за месечната касова сверка на трите си ресторанта. Той качва данните за касовите операции и банковите извлечения на всеки обект, а ChatGPT Work сравнява операциите със съответните вноски по сметките. Преди месечната сверка е отнемала три часа, а сега — 5–10 минути. Той спестява и четири часа ръчна работа при всяко изчисляване на заплатите, като използва ChatGPT Work за обобщаване на необходимите данни.

За да подпомогне безпроблемната работа на ресторантите, Тед използва ChatGPT Work и за създаване на уеб портал, през който служителите могат да заявяват консумативи или ремонти. Порталът го уведомява чрез специален имейл адрес и проследява статуса на всяка заявка.

Подходът на Тед към ChatGPT Work е приложим за всеки собственик на малък бизнес. Той предоставя на ChatGPT същите данни и насоки, които сам би използвал, за да вземе решение, и сравнява резултата с това как би свършил работата сам. С нарастването на доверието му в резултатите той започва да го използва за все повече задачи в бизнеса, като винаги проверява резултатите, преди да ги приложи.

За Тед ползата от ChatGPT Work не се изчерпва със спестените часове. Сега той може да прави анализи, които иначе би пропуснал, и да отделя повече време на клиентите, служителите и развитието на бизнеса.