Poznejte pracovní postupy s ChatGPT pro obchodní týmy

Zjistěte, jak obchodní týmy využívají ChatGPT k rešerším o zákaznících, přípravě schůzek, tvorbě navazujících zpráv, správě obchodů a organizaci práce.

ChatGPT pomáhá obchodním týmům rychleji zvládat činnosti, které je při prodeji často zdržují – rešerše, přípravu, navazující komunikaci a koordinaci obchodů. Z neuspořádaných vstupů, jako jsou poznámky o zákaznících, závěry z hovorů a data z CRM, vytváří přehledné podklady, e-maily a plány.

Výsledkem je více času na rozhovory se zákazníky a jednotnější postup při oslovování, zjišťování potřeb i realizaci obchodů.

Proč obchodní týmy používají ChatGPT?

Urychluje přípravu na jednání se zákazníky, aniž by opomíjel to podstatné. Obchodníci před hovorem často shromažďují informace z více zdrojů. ChatGPT dokáže provést rešerši o zákazníkovi, shrnout interní informace, upozornit na mezery a vytvořit přehledné podklady i plán navazujících kroků.
Sjednocuje oslovování i navazující komunikaci a usnadňuje jejich přizpůsobení zákazníkům. Dobrý obchodní text je konkrétní, stručný a relevantní. ChatGPT dokáže připravit návrhy e-mailů, shrnutí hovorů a zpráv o dalších krocích na míru zákazníkovi a zároveň zachovat jednotný tón a strukturu napříč týmem.
Pomáhá koordinovat obchody uvnitř firmy. Obchody se často zadrhnou kvůli nejasným odpovědnostem nebo dalším krokům. ChatGPT dokáže z průběžných informací vytvořit akční plány, záznamy rozhodnutí a shrnutí pro zainteresované strany, aby týmy postupovaly společně.

Hlavní možnosti využití v obchodních týmech

Oblast	Běžné obchodní scénáře	Co ChatGPT vytváří
Vyhledávání potenciálních zákazníků a rešerše	Zjišťování informací o zákaznících, mapování zainteresovaných stran a analýza odvětví.	Přehledy o zákaznících, hypotézy o zainteresovaných stranách, témata pro zjišťování potřeb a pohledy na situaci zákazníka šité na míru.
Zjišťování potřeb a posouzení příležitostí	Plánování zjišťování potřeb, upřesňování způsobů využití a definování kritérií úspěchu.	Průvodce zjišťováním potřeb, shrnutí kvalifikace příležitostí, upozornění na rizika a doporučení dalších kroků.
Příprava a vyhodnocení schůzek	Příprava podkladů a programů hovorů, uspořádání poznámek a návrhy navazující komunikace.	Podklady ke schůzkám, návrhy programů, shrnutí hovorů, seznamy úkolů a navazující e-maily.
Série oslovení	Přizpůsobování e-mailů, zpráv na LinkedIn a sérií navazujících oslovení.	Varianty e-mailů, scénáře hovorů, návrhy sérií oslovení, předměty zpráv a krátké odpovědi na námitky.
Nabídky a obchodní zdůvodnění	Formulace přínosů, sestavení výpočtu návratnosti investice a příprava ucelených nabídek.	Osnovy nabídek, návrhy obchodních zdůvodnění, struktura modelu návratnosti investice a shrnutí pro vedení.
Řízení obchodů	Sledování obchodů, koordinace zainteresovaných stran a řízení dalších kroků.	Společné akční plány, plány uzavření obchodů, hodnocení obchodů a doporučení nejvhodnějších dalších kroků.
Námitky a podpora obchodníků	Řešení otázek ohledně bezpečnosti, námitek k ceně a tvrzení konkurence.	Argumentační osnovy, odpovědi na časté dotazy a poznámky k vymezení vůči konkurenci.
Poptávková řízení (RFP) a dotazníky	Příprava a revize strukturovaných odpovědí, kontrola konzistence a pomoc s připomínkováním dokumentů.	Návrhy odpovědí, seznamy chybějících informací, upřesňující otázky a knihovny odpovědí.

Jak týmy efektivně využívají ChatGPT

ChatGPT má pro obchodní týmy největší přínos tehdy, když omezuje neustálé přepínání mezi úkoly spojenými se správou obchodů a zákazníků, navazující komunikací a interní koordinací. Pomáhá obchodníkům rychleji získat kvalitní základ pro práci – ať už se připravují na schůzku se zákazníkem, píšou shrnutí, chystají oslovení, nebo sestavují přehled o zákazníkovi pro vedení.

Nejlepších výsledků obchodníci dosahují, když dodají konkrétní informace, například poznámky z hovorů, fázi obchodu, údaje o zainteresovaných stranách nebo historii zákazníka, a využívají ChatGPT ke zpřesnění vlastních úvah, nikoli jako jejich náhradu. Při takovém využití zkracuje čas strávený tvorbou od nuly a uvolňuje více prostoru pro ty části prodeje, které vyžadují úsudek, vztahy a schopnost posouvat věci kupředu.

Klíčové funkce pro obchodní týmy

Funkce	Jak ji obchodní týmy využívají
Projekty: Udržujte si dlouhodobě pořádek v práci o více krocích.	Veďte strategický obchod na jednom místě, kde budete mít historii zákazníka, poznámky o zainteresovaných stranách, přípravu na hovory i další kroky. Udržujte pracovní prostor pro plánování obchodního teritoria s cílovými zákazníky, prioritami, nevyužitými příležitostmi a akčními plány. Organizujte práci na příležitosti od zjišťování potřeb až po nabídku a uchovávejte návrhy, poznámky ze schůzek a interní podklady pohromadě. Vytvořte sdílený pracovní prostor, v němž mohou na podpoře obchodů spolupracovat týmy prodeje, návrhu řešení a péče o úspěch zákazníků.
Dovednosti: Sjednoťte postupy u opakujících se činností.	Z neupravených poznámek ze schůzky nebo úryvků přepisu vytvořte přehlednou navazující zprávu zákazníkovi. Z rešerše o zákazníkovi sestavte krátký přehled klíčových priorit, obchodního kontextu a pravděpodobných příležitostí. Z přepisů hovorů vyberte námitky, signály zájmu o nákup a zmínky o konkurenci. Převeďte neuspořádané poznámky do strukturovaných aktualizací CRM s úkoly, odpovědnými osobami a dalšími kroky.
Analýza dat: Odhalujte vzorce, včas upozorňujte na rizika a využívejte tabulky či surová data k rozhodování.	Prozkoumejte vzorce ve vývoji obchodních příležitostí a zjistěte, kde se obchody obvykle zpomalují nebo končí neúspěchem. Porovnejte trendy vyhraných a ztracených obchodů podle segmentu, odvětví nebo prodejního přístupu. Analyzujte využívání produktu nebo známky jeho zavádění a podpořte tak jednání o obnovení a rozšíření spolupráce. Projděte data o aktivitách týmu a konverzích a zjistěte, co nejúspěšnější obchodníci dělají jinak.
Generování obrázků: Vytvářejte a dolaďujte vizuální obsah, aby vaše materiály byly poutavější.	Vytvářejte jednoduché vizuály pro plány rozvoje zákazníků, interní hodnocení strategie nebo zákaznické prezentace. Navrhujte diagramy vysvětlující pracovní postup zákazníka, jeho problém nebo koncept řešení. Generujte propracovanou grafiku pro úvodní obchodní setkání, školení týmu nebo interní komunikaci. Vytvářejte jednoduché vizuální koncepty pro jednostránkové přehledy, nabídkové materiály nebo podklady pro vedení.

Měření přínosu

Pro vedoucí obchodu se přínos projevuje v kvalitě práce a výkonu týmu, ne jen v míře používání.

Sledujte například tyto ukazatele:

Rychlejší příprava na schůzky se zákazníky
Jednotnější navazující komunikace
Kvalitnější aktualizace záznamů v CRM
Méně prodlev mezi jednotlivými kroky obchodu

Postupně se přínos projeví lepším přehledem vedení o obchodech, jednotnějšími pracovními postupy a větším množstvím času věnovaného prodeji.

Nejzřetelnějšími výsledky jsou vyšší míra přechodu do dalších fází, kratší obchodní cykly, rychlejší zapracování nových obchodníků a vyrovnanější výkon celého týmu.

Přehled o zákazníkovi z neuspořádaných podkladů

Pracuji se zákazníkem [account]. Tady jsou neupravené poznámky a odkazy: [paste]. Vytvoř jednostránkový přehled o zákazníkovi: pravděpodobné priority, relevantní impulzy k nákupu, zainteresované strany, které je třeba zmapovat, rizika a 8 otázek ke zjištění potřeb. Buď konkrétní a vyhni se obecným frázím.

Hledání vzorců v obchodních příležitostech a teritoriích

Tady je tabulka mých obchodních příležitostí s fází, částkou, dobou od založení, dalším krokem a datem uzavření: [paste]. Urči 5 největších rizik (stagnující obchody, odkládaná data uzavření, chybějící další kroky) a navrhni dvoutýdenní plán konkrétních kroků k jejich snížení.

První návrh odpovědí na RFP

Vložím sem sadu otázek z poptávkového řízení (RFP): [paste]. Připrav první návrhy odpovědí s jednotným tónem a strukturou. Označ také otázky, které vyžadují posouzení právním či bezpečnostním týmem nebo u nichž potřebujeme potvrdit podrobnosti od produktového týmu.

Struktura jednoduchého modelu návratnosti investice

Pomoz mi sestavit jednoduchý model návratnosti investice pro [use case]. Vstupní údaje, které můžeme odhadnout: [paste]. Výstup: tabulka předpokladů, vzorce a 3 scénáře (konzervativní / základní / ambiciózní). Potom napiš krátké vysvětlení, které můžu sdílet s viceprezidentem firmy.

Osnova nabídky + shrnutí pro vedení

Připravuji nabídku pro zákazníka [account]. Tady je kontext a požadavky: [paste]. Vytvoř osnovu nabídky a shrnutí pro vedení v rozsahu 150 slov se zaměřením na výsledky, rozsah, kritéria úspěchu a další kroky.

Zpráva o stavu obchodu pro interní tým

Na základě těchto informací napiš jednostránkovou interní zprávu o stavu obchodu: [paste]. Zahrň cíl zákazníka, způsob využití, zainteresované strany, aktuální fázi, rizika, konkurenční prostředí, další kroky a podporu, kterou potřebuji (technická podpora prodeje, právní tým, vedení). Piš přímo k věci.

Návrh společného akčního plánu

Vytvoř společný akční plán pro zákazníka [account] k dosažení cíle [goal] do termínu [date]. Zahrň fáze, klíčové milníky, odpovědné osoby na straně zákazníka i dodavatele, požadované podklady (bezpečnostní posouzení, nákupní proces, kritéria úspěchu pilotního projektu) a strukturu týdenních kontrolních schůzek.

Odpověď na námitku (bezpečnost / riziko)

Navrhni odpověď na tuto námitku: [paste objection]. Drž se faktů, neslibuj příliš a přidej 3 upřesňující otázky, které mám položit, abych pochopil skutečné obavy.

Série navazujících oslovení

Vytvoř sérii 5 oslovení pro firmu [account] zaměřenou na roli [role]. Vstupy: čím se zabýváme: [paste]; jejich pravděpodobná priorita: [paste]. Připrav první e-mail, druhý e-mail, zprávu na LinkedIn, scénář hlasové zprávy a závěrečné připomenutí. Každé oslovení napiš stručně a bez reklamního přehánění.

Navazující e-mail z poznámek z hovoru

Z těchto poznámek z hovoru vytvoř navazující e-mail zákazníkovi: [paste notes]. Zahrň shrnutí, potvrzené potřeby, otevřené otázky, dohodnuté další kroky s termíny a odpovědnými osobami a jasný požadavek. Použij méně než 180 slov a neutrální tón.

Příprava na hovor (program + otázky)

Mám 30minutový hovor ke zjištění potřeb s [person/role] ve firmě [account]. Kontext: [paste]. Připrav stručný program, 10 otázek ke zjištění potřeb a krátkou část o tom, čeho si mám v odpovědích všímat, abych posoudil časový plán, dopad a rozhodovací proces.

Mapa zainteresovaných stran + způsoby oslovení

Na základě tohoto organizačního schématu / seznamu kontaktů: [paste] navrhni mapu zainteresovaných stran (osoba schvalující rozpočet, interní zastánci, odpůrci, lidé s vlivem na rozhodnutí). Pro každou stranu napiš 1 hypotézu o tom, jakou hodnotu jí můžeme přinést, a 2 způsoby oslovení přizpůsobené jejím pravděpodobným cílům.