عامل‌های فضای کاری
با عامل‌ها آشنا شوید، آن‌ها را بسازید و برای کارهای تکرارپذیر در ChatGPT به کار بگیرید.
بیشتر کاربران ChatGPT از قبل می‌دانند چطور از هوش مصنوعی برای کارهای موردی، مانند تهیه پیش‌نویس، خلاصه‌سازی، ایده‌پردازی یا پاسخ به پرسش‌ها استفاده کنند. در مرحله بعد، استفاده از هوش مصنوعی گسترده‌تر می‌شود و بیشتر در کارهای روزمره جا می‌گیرد. هوش مصنوعی به‌جای کمک در موقعیت‌های جداگانه، روزبه‌روز بیشتر برای پشتیبانی از گردش‌کارهای تکرارپذیر به کار می‌رود؛ گردش‌کارهایی که به سیستم‌های مشترک، تحویل استاندارد کار، خروجی‌های یکدست و محدودیت‌های عملی مانند زمان‌بندی، دقت و فرایند وابسته‌اند.
اینجاست که عامل‌های فضای کاری در ChatGPT وارد عمل می‌شوند. آن‌ها برای گردش‌کارهای تکرارپذیر طراحی شده‌اند؛ کارهایی که در غیر این صورت باید دستی انجام دهید، هر بار مراحلشان را دوباره توضیح دهید و اطلاعات را بین ابزارها کپی کنید. در مطلب وبلاگ ما درباره عامل‌های فضای کاری بیشتر بخوانید.
اگر در ساخت عامل تازه‌کار هستید، ابتدا مفاهیم اصلی را مرور کنیم تا هنگام شروع، بدانید چطور عامل فضای کاری خود را برای دستیابی به نتایج یکدست تنظیم کنید.
به‌طور کلی، عامل سیستمی است که با سه جزء کاری را انجام می‌دهد: یک محرک، فرایندی که ممکن است شامل مهارت‌های تخصصی باشد و ابزارها یا سیستم‌هایی که می‌تواند به آن‌ها متصل شود.
جزء | توضیح | نمونه‌ها |
|---|---|---|
محرک | آنچه عامل را به کار می‌اندازد | یک زمان‌بندی («هر روز کاری ساعت ۹ صبح») یا اجرای دستی («اکنون اجرا کن»). |
فرایند و مهارت‌ها | مراحلی که عامل طی می‌کند تا کار را مطابق انتظار شما انجام دهد | بررسی ورودی‌ها، شناسایی اطلاعات ناقص، تهیه پیش‌نویس خروجی و تحویل آن یا انجام اقدام بعدی. |
ابزارها و سیستم‌ها | ابزارها و اتصال‌های تأییدشده‌ای که عامل می‌تواند برای جمع‌آوری اطلاعات و، در صورت داشتن مجوز، انجام اقدامات از آن‌ها استفاده کند. | Slack، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مستندات داخلی، سیستم تیکتینگ یا سند مشترک |
عامل‌ها زمانی بیشترین فایده را دارند که کار این ویژگی‌ها را داشته باشد:
تکرارپذیر: همان کار مرتباً تکرار می‌شود
ساختاریافته: خروجی قالب مشخصی دارد (تا بتوانید تشخیص دهید عامل کارش را خوب انجام می‌دهد یا نه)
زمان‌محور یا رویدادمحور: در فواصل منظم اجرا می‌شود یا رویدادی آن را آغاز می‌کند
متکی به ابزار: به خواندن اطلاعات از سیستم‌های تیم شما یا نوشتن در آن‌ها نیاز دارد
برای تفکر آزاد، ایده‌پردازی یا نوشتن اکتشافی، اغلب گفتگوی معمولی مناسب‌تر است؛ به‌ویژه برای کارهای موردی.
عامل‌ها با گردش‌کارهای سنتی مبتنی بر API که شاید قبلاً ساخته باشید نیز تفاوت دارند. گردش‌کارهای سنتی در ابزارهای دیگر اغلب قطعی هستند؛ یعنی هر مرحله صریحاً تعریف شده و سیستم هر بار همان مسیر را طی می‌کند، مگر اینکه منطق آن را تغییر دهید. عامل‌ها ماهیت احتمالاتی بیشتری دارند. آن‌ها همچنان در چارچوب دستورالعمل‌ها، ابزارها و محدودیت‌های حفاظتی عمل می‌کنند، اما از یک مدل برای تفسیر زمینه، تصمیم‌گیری در محدوده مشخص و تنظیم نحوه پیشبرد کار استفاده می‌کنند.
یکی از روش‌های مفید برای طراحی عامل فضای کاری، تقسیم آن به اجزای سازنده است. فکر کنید پیش از سپردن کار به یک فرد، چه چیزهایی را روشن می‌کنید: مسئولیت او چیست، چه زمانی باید شروع کند، چه شرایطی باید باعث مکث یا توقفش شود، از چه ابزارها و اطلاعاتی می‌تواند استفاده کند، چه فرایندی را باید دنبال کند و چه قواعدی را باید رعایت کند.
ممکن است عامل به دسترسی به افزونه‌ها نیاز داشته باشد. درباره افزونه‌ها در ChatGPT بیشتر بدانید.
در ادامه چند نمونه از اجزای عامل‌ها را ببینید:
عامل خلاصه‌سازی کمپین بازاریابی | عامل دسته‌بندی و اولویت‌بندی بازخورد محصول | عامل خلاصه‌سازی وضعیت فرصت‌های فروش | |
|---|---|---|---|
هدف: هدف کلی عامل چیست؟ | تحلیل عملکرد کمپین و پیشنهاد بهینه‌سازی | خلاصه‌سازی بازخوردهای جدید محصول و ارجاع به مسئولان مربوطه | پایش تغییرات فرصت‌های فروش و برجسته‌کردن ریسک‌ها و فرصت‌ها |
محرک: چه چیزی کار را آغاز می‌کند؟ | هر دوشنبه ساعت ۱۰ صبح | ارسال فرم از Slack | هر روز کاری ساعت ۸ صبح |
فرایند: چه مراحلی را باید دنبال کند؟ | دریافت شاخص‌های کلیدی عملکرد، شناسایی روندها، تهیه پیش‌نویس خلاصه، پیشنهاد مراحل بعدی و تعیین مسئولان | بررسی بازخوردها، گروه‌بندی موارد مرتبط، خلاصه‌سازی موضوعات کلیدی و پیشنهاد مسئولان پیگیری | بررسی فرصت‌های فروش، مشخص‌کردن ریسک‌ها و پیشنهاد مراحل بعدی |
ابزارها: به کدام سیستم‌ها یا برنامه‌ها نیاز به دسترسی دارید؟ | ابزارهای تحلیل و یک سند مشترک برای خلاصه گزارش | Slack، سیستم تیکتینگ و یک سند خلاصه گزارش | CRM، ایمیل یا Slack و ابزار پیگیری فرصت‌های فروش |
حاکمیت: به چه کنترل‌هایی نیاز دارید؟ چه زمانی باید متوقف شود و موضوع را به مرجع بالاتر ارجاع دهد؟ | تهیه پیش‌نویس پیشنهادها؛ نیاز به تأیید پیش از تغییر بودجه | تهیه پیش‌نویس تیکت‌ها؛ ارجاع مسائل با اولویت بالا به مرجع بالاتر؛ نیاز به تأیید پیش از ثبت | تهیه پیش‌نویس یافته‌ها و پیشنهادها؛ اطلاع‌رسانی به مسئولان؛ ممنوعیت تماس مستقیم بدون تأیید |
می‌توان نمونه‌های زیر را الگوهای گردش‌کار عامل دانست: الگوهای رایج و تکرارپذیر کار که در تیم‌ها و حوزه‌های کاری مختلف دیده می‌شوند. هرکدام نشان‌دهنده یک نوع اصلی از گردش‌کارهایی است که عامل می‌تواند انجام دهد. ابزارها، داده‌ها و خروجی‌های مشخص ممکن است متفاوت باشند، اما الگوی زیربنایی ثابت می‌ماند.
گردش‌کار | نحوه کار | نمونه کاربردها |
|---|---|---|
تهیه گزارش فشرده اطلاعات را از چند منبع جمع‌آوری کنید، نکات اصلی را استخراج کنید و در قالبی مناسب برای تصمیم‌گیری ارائه دهید. | ۱) جمع‌آوری ورودی‌ها ۲) مقایسه و استخراج نشانه‌های کلیدی ۳) خلاصه‌سازی متناسب با مخاطب ۴) اشتراک‌گذاری به‌صورت سند، یادداشت یا گزارش فشرده | فروش: تهیه گزارش فشرده مشتری از CRM، تماس‌ها، Slack و اخبار. بازاریابی: تهیه خلاصه گزارش کمپین یا رقبا از داده‌های تحلیلی، شبکه‌های اجتماعی و اسناد. مدیریت ارشد: تهیه گزارش‌های فشرده روزانه از صنعت همراه با پیشنهادها |
دسته‌بندی، اولویت‌بندی و ارجاع پردازش موارد ورودی و اطمینان از هدایت آن‌ها به مرحله بعدی مناسب | ۱) بررسی موارد ورودی ۲) دسته‌بندی و اولویت‌بندی ۳) ارجاع یا ایجاد خروجی لازم برای مرحله بعد ۴) اطلاع‌رسانی به مسئول و درخواست‌کننده | پشتیبانی: تبدیل بازخوردها به گزارش اشکال، درخواست قابلیت یا موارد نیازمند پیگیری. فناوری اطلاعات/عملیات: رسیدگی به درخواست‌های داخلی در Slack و ارجاع براساس فوریت. جذب نیرو: غربالگری متقاضیان جدید و هدایت آن‌ها به مسیر مناسب. |
تحلیل و ارائه پیشنهاد تفسیر داده‌ها یا شواهد، رسیدن به دیدگاه و تبدیل آن به نخستین خروجی قابل ارائه. | ۱) دریافت داده‌های منبع ۲) تحلیل الگوها، کاستی‌ها و مزایا و معایب گزینه‌ها ۳) تدوین پیشنهاد ۴) تهیه پیش‌نویس یادداشت، اسلایدهای ارائه، صفحه‌گسترده یا ایمیل | مالی: تطبیق بودجه با ارقام واقعی و تهیه پیش‌نویس یادداشت برای مدیر. محصول/پژوهش: تحلیل بازخورد کاربران و پیشنهاد اولویت‌ها. تدارکات: مقایسه قیمت‌های پیشنهادی تأمین‌کنندگان، ایجاد ماتریس تصمیم‌گیری و تهیه پیش‌نویس ایمیل سفارش خرید. |
تولید محتوا تولید یا به‌روزرسانی محتوا و سپس تنظیم آن برای مخاطب یا کانال مشخص. | ۱) تهیه پیش‌نویس اولیه از یادداشت‌ها یا مطالب منبع ۲) ویرایش از نظر لحن و دقت ۳) تنظیم متناسب با مخاطب و کانال ۴) انتشار یا ارسال | بازاریابی: تبدیل شرح کمپین به محتوای موردنیاز آن و ارسال برای دریافت بازخورد. مدیر: تبدیل یادداشت‌ها به برنامه آشنایی کارکنان جدید یا یک واحد آموزشی. فروش: نوشتن ایمیل‌های پیگیری، خلاصه مرور فصلی کسب‌وکار یا خلاصه گزارش برای ذی‌نفعان. |
برنامه‌ریزی و هماهنگی تبدیل اهداف به کارهای زمان‌بندی‌شده و به‌روزرسانی سیستم‌ها | ۱) تهیه برنامه با توجه به محدودیت‌ها ۲) بررسی وابستگی‌ها و زمان‌ها و منابع در دسترس ۳) اقدام یا آماده‌سازی برای اقدام ۴) به‌روزرسانی سیستم‌ها و اطلاع‌رسانی به افراد | مدیر پروژه/رئیس دفتر: اختصاص بازه زمانی به کارها، زمان‌بندی جلسات و به‌روزرسانی ابزارهای پیگیری. رویدادها: هماهنگی گردهمایی‌های خارج از محل کار، ثبت‌نام‌ها یا برنامه‌های سفر. امور اداری: مدیریت فرم‌ها، یادآوری‌ها، سفارش‌ها، رزروها و پیگیری‌ها. |
می‌توانید با استفاده از عامل‌هایی شروع کنید که سازمانتان قبلاً ساخته است. ابتدا ببینید عامل برای انجام درست چه کارهایی طراحی شده است: از چه وظایفی پشتیبانی می‌کند، به چه ابزارهایی متکی است و چه نوع خروجی‌ای تولید می‌کند.
با چند درخواست کم‌ریسک شروع کنید تا ببینید چگونه عمل می‌کند. ابتدا ورودی‌های ساده را امتحان کنید، سپس نتایج را بررسی کنید تا با رویکرد آن به کار آشنا شوید.
به یاد داشته باشید که حتی یک عامل خوش‌ساخت هم از قضاوت انسانی بهره می‌برد. اغلب شما هستید که زمینه کلی، اهمیت و پیامدهای کار و ویژگی‌های یک پاسخ خوب را می‌شناسید.
وقتی اصول اولیه را آموختید و کاربرد مناسبی پیدا کردید، می‌توانید ساخت عامل فضای کاری خود را شروع کنید. حتی ممکن است از قبل مهارت‌هایی در ChatGPT ساخته باشید. عامل‌های فضای کاری می‌توانند در دستورالعمل‌های خود از مهارت‌ها استفاده کنند.
توجه: در ChatGPT Enterprise، مدیران فضای کاری شما دسترسی به قابلیت ساخت عامل را کنترل می‌کنند.
با زبان ساده شروع کنید: در گفتگوی سازنده عامل، توضیح دهید عامل چه کاری باید انجام دهد، نتیجه موفق چه ویژگی‌هایی دارد و چه محدودیت‌هایی باید رعایت شود. سازنده می‌تواند این توضیحات را به گردش‌کاری روشن با مراحل مشخص تبدیل کند. سپس می‌توانید آن را در گفتگو بهبود دهید یا مستقیماً گردش‌کار و دستورالعمل‌ها را ویرایش کنید.
ابزارها و اتصال‌دهنده‌ها را انتخاب کنید: برنامه‌های تأییدشده‌ای را انتخاب کنید که عامل می‌تواند برای تکمیل گردش‌کار به کار ببرد. همچنین می‌توانید سیستم‌هایی را که عامل باید به آن‌ها دسترسی داشته باشد توصیف کنید تا سازنده شما را در افزودن و احراز هویت آن‌ها راهنمایی کند.
یک محرک انتخاب کنید: مشخص کنید عامل چه زمانی اجرا شود. محرک عامل، رویدادی است که اجرای عامل را آغاز می‌کند. برای عامل‌های فضای کاری، محرک می‌تواند انسانی باشد (کسی از آن بخواهد کاری انجام دهد) یا زمان‌بندی‌شده (در زمان مشخصی اجرا شود). می‌توانید در گفتگوی سازنده عامل، محرک خود را با زبان ساده تنظیم کنید.
محدودیت‌های حفاظتی اضافه کنید: حدود، تأییدهای لازم و نقاط نیازمند بررسی انسانی را برای اقدامات حساس تعیین کنید. می‌توانید این موارد را مستقیماً در گفتگوی سازنده عامل وارد کنید تا سازنده دستورالعمل‌ها را اصلاح کند.
ساخت عامل زمانی بهترین نتیجه را می‌دهد که در چرخه‌های مکرر انجام شود. در ChatGPT، سازنده بخشی از این چرخه است. هنگام آزمایش عامل، از گفتگو برای درک آنچه رخ داده، شناسایی مشکلات و بهبود گام‌به‌گام دستورالعمل‌ها استفاده کنید.
با چند نمونه واقع‌گرایانه شروع کنید؛ هم درخواست‌های ساده و روشن و هم درخواست‌های پیچیده‌تر با اطلاعات زمینه‌ای ناقص یا ابهام. این کار کمک می‌کند ببینید عامل چگونه عمل می‌کند و کجا ممکن است به دستورالعمل‌ها یا محدودیت‌های حفاظتی روشن‌تری نیاز داشته باشد.
هنگام آزمایش عامل، طبیعی است که نسخه اول بی‌نقص نباشد. وقتی چیزی درست به نظر نمی‌رسد، دو راه مؤثر برای بهبود آن دارید.
دستورالعمل‌ها را مستقیماً به‌روز کنید: در ویرایشگر تغییرات کوچک و مشخصی بدهید؛ مثلاً یک مرحله را روشن‌تر کنید، قالب خروجی را تغییر دهید یا محدودیتی اضافه کنید.
با زبان طبیعی راهنمایی‌اش کنید: وقتی مشکل چندان روشن نیست، از گفتگوی سازنده برای بررسی و حل آن استفاده کنید. می‌توانید به مواردی که از قلم انداخته اشاره کنید، پرسش‌های باز بپرسید یا از آن بخواهید استدلال خود را توضیح دهد تا کاستی‌های دستورالعمل‌ها مشخص شوند.
پس از اعمال تغییرات، دوباره آزمایش کنید تا مطمئن شوید اصلاحات مؤثر بوده‌اند.
عامل‌های فضای کاری برای کارهای مشترک و تکرارپذیر طراحی شده‌اند. اشتراک‌گذاری عامل روشی یکدست برای انجام کار در اختیار تیمتان می‌گذارد تا لازم نباشد هر بار فرایند را از نو بسازید.
وقتی عاملی را به اشتراک می‌گذارید، کاربردش را روشن بیان کنید. در توضیحات بنویسید چه کاری انجام می‌دهد، چه زمانی باید از آن استفاده کرد، چه ورودی‌هایی باید ارائه داد و چه نوع خروجی‌ای باید انتظار داشت. عامل‌های مشترک زمانی بهترین عملکرد را دارند که به گردش‌کاری مشخص و تکرارشونده مرتبط باشند که تیم از قبل با آن آشناست. افزودن یک یا دو نمونه پرامپت هم می‌تواند نقطه شروع روشنی به دیگران بدهد و استفاده از عامل را آسان‌تر کند.
به یاد داشته باشید که مدیران فضای کاری، دسترسی به اتصال‌دهنده‌ها و قابلیت‌ها را از طریق کنترل دسترسی نقش-محور (RBAC) مدیریت می‌کنند؛ بنابراین، هم‌تیمی‌ها ممکن است برای کار عامل با سیستم‌هایی مانند Slack، Gmail یا ابزارهای دیگر به مجوزهای مناسب نیاز داشته باشند.
برای ابزارها و راهنمایی‌های مرتبط، به OpenAI Frontier سر بزنید.
