ChatGPT સાથે લેખન

ChatGPT કાર્યસ્થળે લેખનનાં ઘણાં સામાન્ય કાર્યોમાં મદદ કરી શકે છે: શરૂઆતથી લખાણ તૈયાર કરવું, ફરી લખવું અને સંક્ષિપ્ત કરવું, ચોક્કસ વાચકવર્ગ માટે ભાષાનો સૂર બદલવો અને કાચી નોંધોને સ્પષ્ટ લખાણમાં ફેરવવી. તમારી પાસે સમય ઓછો હોય, કોરા પાના પર ક્યાંથી શરૂઆત કરવી તે ન સૂઝતું હોય અથવા લખાણને યોગ્ય રીતે મઠારવાનો પ્રયાસ કરતા હો, ત્યારે તે ખાસ ઉપયોગી છે.

સૂચન: ChatGPT અપલોડ કરેલી ફાઇલો સાથે કામ કરી શકે છે અથવા જોડાયેલી ઍપ દ્વારા ફાઇલો મેળવી શકે છે. અહીં વધુ જાણો.

કાર્યસ્થળે મોટા ભાગના લેખનનો હેતુ એક જ હોય છે: કોઈને કોઈ વાત ઝડપથી સમજવામાં અને આગળ શું કરવું તે જાણવામાં મદદ કરવી. જે કામોમાં ઘણી વાર સૌથી વધુ સમય જાય છે—અસરકારક શરૂઆત શોધવી, વિચારો ગોઠવવા અને શબ્દપ્રયોગ સુધારવો—તેને ChatGPT ઝડપી બનાવી શકે છે, જેથી તમે મહત્વના નિર્ણયો અને વિગતો પર ધ્યાન આપી શકો.

જુદા જુદા વાચકવર્ગને અનુરૂપ ભાષાનો સૂર બદલવામાં પણ તે અસરકારક છે. શરૂઆતથી ફરી લખ્યા વિના, એક જ મૂળ સંદેશમાંથી તમે નેતૃત્વ માટે સંક્ષિપ્ત અહેવાલ, ટીમ માટે તાજી માહિતી અથવા ગ્રાહકો માટે નોંધ તૈયાર કરી શકો છો.

લેખનનાં મોટા ભાગનાં કાર્યો માટે ઉપયોગી એવી એક સરળ કાર્યપદ્ધતિ આ રહી:

આયોજન → મુસદ્દો → સુધારણા → રજૂઆત

• આયોજન: હેતુ, વાચકવર્ગ અને “અપેક્ષિત પગલું” (આગળ શું થવું જોઈએ) સ્પષ્ટ કરો

• મુસદ્દો: ઉપયોગમાં લઈ શકાય એવો પ્રથમ મુસદ્દો ઝડપથી તૈયાર કરો

• સુધારણા: સ્પષ્ટતા, પ્રવાહ, ભાષાનો સૂર અને લંબાઈ સુધારો

• રજૂઆત: માધ્યમને અનુરૂપ સ્વરૂપ આપો (ઇમેઇલ, કાર્યાલયની નોંધ, વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો, સ્લાઇડનું લખાણ અથવા સંવાદલેખ)

જ્યારે તમે સંદર્ભ અને મર્યાદાઓ આપો અને મળેલા લખાણને અંતિમ સત્ય નહીં, પણ સમીક્ષા કરવાના મુસદ્દા તરીકે લો, ત્યારે ChatGPT શ્રેષ્ઠ રીતે કામ કરે છે.

સૌપ્રથમ એક કે બે વાક્યોમાં કામ સ્પષ્ટ કરો. આ કોના માટે છે અને તેઓ તે વાંચે પછી શું થવું જોઈએ? સ્પષ્ટ હેતુઓથી વધુ અસરકારક મુસદ્દા તૈયાર થાય છે.

પછી ChatGPT ને તમારી પાસેની પ્રાથમિક સામગ્રી આપો. તે કાચો મુસદ્દો, થોડા મુદ્દાઓ, બેઠકની નોંધો અથવા અવશ્ય સામેલ કરવાની મુખ્ય હકીકતો હોઈ શકે. જો કોઈ મર્યાદાઓ હોય—જેમ કે જટિલ પારિભાષિક શબ્દો ટાળવા, સંસ્થામાં વપરાતાં આંતરિક નામો ન લખવાં અથવા તટસ્થ ભાષા રાખવી—તો તે સ્પષ્ટ રીતે જણાવો.

ત્યાર પછી લખાણનું સ્વરૂપ જણાવો. ઇમેઇલ, એક પાનાનો અહેવાલ, વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો, સ્લાઇડનું લખાણ કે સંવાદલેખ—દરેક માટે જુદા પ્રકારનું લખાણ તૈયાર થશે. જો તમે ઇચ્છતા હો કે લખાણ પર નજર ફેરવીને જ મુખ્ય વાત સમજાઈ જાય, તો શીર્ષકો અને ટૂંકા ફકરા રાખવા કહો. જો સીધું મોકલી શકાય એવું લખાણ જોઈતું હોય, તો વિષયની પંક્તિ, ટૂંકી શરૂઆત અને આગળનું સ્પષ્ટ પગલું સામેલ કરવા કહો.

છેલ્લે, ચોક્કસ પ્રતિસાદ આપીને તબક્કાવાર સુધારા કરાવો. “આને વધુ સારું બનાવો” જેવી સામાન્ય વિનંતી કરતાં “25% ટૂંકું કરો અને અંતે વાચકે શું કરવું તે સ્પષ્ટ કરો” જેવી ચોક્કસ સૂચના વધુ અસરકારક છે. દર વખતે સાવ નવો મુસદ્દો માગવાને બદલે ચોક્કસ બાબતો પર ધ્યાન આપીને થોડા તબક્કામાં સુધારા કરાવવા સામાન્ય રીતે વધુ અસરકારક રહે છે.

ઉત્તમ ગુણવત્તાવાળા પ્રોમ્પ્ટ કેવી રીતે બનાવવા તે માટે પ્રોમ્પ્ટ એન્જિનિયરિંગની મૂળભૂત બાબતો ફરી જુઓ.

• શક્ય હોય ત્યારે શરૂઆત માટે કંઈક સામગ્રી આપો (કાચો મુસદ્દો પણ મદદરૂપ થાય છે).

• લાંબાં લખાણો માટે પહેલાં માળખું અથવા રૂપરેખા માગો.

• શબ્દસંખ્યા, વાચકનું વાંચન-સ્તર, બ્રાન્ડની અભિવ્યક્તિ-શૈલી અથવા શું કરવું અને શું ટાળવું જેવી મર્યાદાઓ જણાવો.

• ફેરફારો સમજવા હોય તો સુધારેલા લખાણની સાથે ફેરફારોનાં ટૂંકાં કારણો પણ માગો.

• લખાણમાં ચોક્કસ આંકડા, નીતિઓ કે દાવાઓનો ઉલ્લેખ હોય તો હકીકતોની ખરાઈ કરો.

• જો તમે કોઈ ચોક્કસ લેખનશૈલીને વધુ સાતત્યથી અનુસરવા માંગતા હો, તો કૌશલ્ય બનાવવાનું વિચારો.