סוכני workspace
הכירו סוכנים ב-ChatGPT, למדו לבנות אותם והשתמשו בהם לעבודה חוזרת.
רוב משתמשי ChatGPT כבר יודעים להשתמש ב-AI למשימות חד-פעמיות, כמו ניסוח, סיכום, סיעור מוחות או מענה על שאלות. בשלב הבא, השימוש ב-AI מתרחב ומשתלב עמוק יותר בעבודה היומיומית. במקום לסייע רק בנקודות בודדות, AI משמש יותר ויותר לתמיכה בתהליכי עבודה חוזרים. תהליכים אלה נשענים על מערכות משותפות, העברות עבודה מוסדרות, תוצרים עקביים ואילוצים מעשיים כמו תזמון, דיוק ונהלים.
כאן נכנסים לתמונה סוכני workspace ב-ChatGPT. הם מיועדים לתהליכי עבודה חוזרים — עבודה שאחרת הייתם מבצעים ידנית, תוך הסבר חוזר של השלבים בכל פעם והעתקת מידע בין כלים. למידע נוסף על סוכני workspace, קראו את הפוסט שלנו בבלוג.
אם זו הפעם הראשונה שאתם בונים סוכן, נתמקד קודם במושגי היסוד. כך, כשתתחילו לבנות, תדעו איך להגדיר את סוכן ה-workspace שלכם לקבלת תוצאות עקביות.
באופן כללי, סוכן הוא מערכת שמבצעת משימה בעזרת שלושה רכיבים: טריגר, תהליך שעשוי לכלול מיומנויות ייעודיות, וכלים או מערכות שאליהם הוא יכול להתחבר.
רכיב | תיאור | דוגמאות |
|---|---|---|
טריגר | מה מפעיל את הסוכן | תזמון (״בכל יום חול בשעה 9:00״) או הפעלה ידנית (״הפעלה עכשיו״). |
תהליך ומיומנויות | השלבים שהסוכן מבצע כדי להשלים את המשימה בהתאם לציפיות שלכם | סקירת הקלט, בדיקה אם חסר מידע, הכנת טיוטת פלט והעברתה הלאה או ביצוע הפעולה הבאה. |
כלים ומערכות | הכלים והאינטגרציות המאושרים שבהם הסוכן יכול להשתמש כדי לאסוף מידע, ואם הותר לו — גם לבצע פעולות. | Slack, מערכת CRM, תיעוד פנימי, מערכת לניהול פניות או מסמך משותף |
סוכנים מועילים במיוחד כשהעבודה היא:
חוזרת: אותה משימה נדרשת באופן קבוע
מובנית: יש לפלט פורמט ברור (כך שתוכלו לדעת אם הסוכן עושה עבודה טובה)
מתוזמנת או מופעלת בעקבות אירוע: היא מתבצעת במחזוריות קבועה או מתחילה בעקבות אירוע
מבוססת כלים: היא מחייבת קריאת מידע ממערכות שהצוות משתמש בהן או כתיבת מידע אליהן
לחשיבה פתוחה, לסיעור מוחות או לכתיבה לצורך בחינת רעיונות, צ'אט רגיל לרוב מתאים יותר — במיוחד כשמדובר במשימות חד-פעמיות.
סוכנים גם שונים מתהליכי עבודה מסורתיים מבוססי API שאולי בניתם בעבר. תהליכי עבודה מסורתיים בכלים אחרים הם לרוב דטרמיניסטיים: כל שלב מוגדר במפורש, והמערכת פועלת באותו מסלול בכל פעם, אלא אם תשנו את הלוגיקה. סוכנים פועלים באופן הסתברותי יותר. גם הם פועלים במסגרת של הוראות, כלים ומנגנוני הגנה, אבל הם משתמשים במודל כדי לפרש את ההקשר, לקבל החלטות בגבולות שהוגדרו ולהתאים את אופן התקדמותם בעבודה.
דרך מועילה לתכנן סוכן workspace היא לפרק אותו לרכיבים. חשבו מה הייתם מבהירים לפני העברת עבודה לאדם אחר: מה באחריותו, מתי עליו להתחיל, מה אמור לגרום לו להשהות או לעצור את העבודה, באילו כלים ומידע הוא רשאי להשתמש, מהו התהליך שעליו לבצע ולאילו כללים עליו לציית.
ייתכן שסוכן יצטרך גישה לתוספים. למידע נוסף על תוספים ב-ChatGPT.
להלן כמה דוגמאות לפירוק סוכנים לרכיבים:
סוכן לסיכום קמפיינים שיווקיים | סוכן למיון ולתעדוף משוב על המוצר | סוכן לסיכום צבר הזדמנויות המכירה | |
|---|---|---|---|
מטרה: מהי המטרה הכוללת של הסוכן? | ניתוח ביצועי הקמפיין והמלצה על שיפורים | סיכום משוב חדש על המוצר והעברתו לאחראים המתאימים | מעקב אחר שינויים בצבר הזדמנויות המכירה והדגשת סיכונים והזדמנויות |
טריגר: מה מתחיל את העבודה? | בכל יום שני בשעה 10:00 | שליחת טופס מתוך Slack | בכל יום חול בשעה 8:00 |
תהליך: אילו שלבים עליו לבצע? | שליפת מדדי ביצוע מרכזיים, זיהוי מגמות, ניסוח סיכום, הצעת צעדי המשך והקצאת אחראים | סקירת המשוב, קיבוץ פריטים קשורים, סיכום נושאים מרכזיים והצעת אחראים להמשך הטיפול | סקירת צבר הזדמנויות המכירה, סימון סיכונים והצעת צעדי המשך |
כלים: לאילו מערכות או אפליקציות נדרשת גישה? | כלי ניתוח נתונים ומסמך סיכום משותף | Slack, מערכת לניהול פניות ומסמך סיכום | מערכת CRM, דוא״ל או Slack וכלי למעקב אחר צבר הזדמנויות המכירה |
ממשל: אילו בקרות נדרשות? מתי עליו לעצור ולהעביר את הטיפול לדרג גבוה יותר? | ניסוח המלצות; נדרש אישור לפני שינויים בתקציב | יצירת טיוטות לפניות; העברת סוגיות בעדיפות גבוהה לדרג גבוה יותר; נדרש אישור לפני הגשה | ניסוח תובנות והמלצות; עדכון האחראים; אין לפנות ישירות ללקוחות ללא אישור |
אפשר לראות בדוגמאות הבאות דפוסים של תהליכי עבודה לסוכנים: דפוסי עבודה נפוצים וחוזרים שמופיעים בצוותים ובתחומי פעילות שונים. כל דוגמה מייצגת סוג בסיסי של תהליך עבודה שסוכן יכול לבצע. הכלים, הנתונים והתוצרים המסוימים עשויים להשתנות, אבל הדפוס הבסיסי נשאר קבוע.
תהליך עבודה | איך זה עובד | דוגמאות לשימוש |
|---|---|---|
הכנת סקירות איסוף מידע ממקורות שונים, זיקוקו והצגתו בצורה שמאפשרת לקבל החלטות. | 1) איסוף נתוני קלט 2) השוואה וחילוץ ממצאים מרכזיים 3) סיכום מותאם לקהל היעד 4) שיתוף כמסמך, מזכר או סקירה | מכירות: הכנת סקירה על לקוח על בסיס מידע ממערכת CRM, משיחות, מ-Slack ומהחדשות. שיווק: הכנת סיכומים על קמפיינים או מתחרים על בסיס ניתוח נתונים, רשתות חברתיות ומסמכים. הנהלה: הפקת סקירות יומיות על התעשייה, כולל המלצות |
מיון, תעדוף וניתוב טיפול בפריטים נכנסים והבטחה שיועברו לשלב הבא המתאים | 1) סקירת פריטים נכנסים 2) סיווג ותעדוף 3) ניתוב או יצירת תוצר לשלב הבא 4) עדכון האחראי ומגיש הבקשה | תמיכה: הפיכת משוב לדיווחי באגים, לבקשות לתכונות או למשימות המשך. IT ותפעול: טיפול בבקשות פנימיות ב-Slack וניתובן לפי דחיפות. גיוס: סינון מועמדים חדשים והעברתם למסלול המתאים. |
ניתוח והמלצות פירוש נתונים או ראיות, גיבוש עמדה והפיכתה לתוצר ראשוני. | 1) שליפת נתוני המקור 2) ניתוח דפוסים, פערים ויתרונות וחסרונות של חלופות 3) גיבוש המלצה 4) הכנת טיוטה של מזכר, מצגת, גיליון אלקטרוני או הודעת דוא״ל | כספים: השוואת התקציב לביצוע בפועל ובירור הפערים, וניסוח מזכר למנהל. מוצר ומחקר: ניתוח משוב משתמשים והצעת סדרי עדיפויות. רכש: השוואת הצעות מחיר מספקים, יצירת מטריצת החלטה וניסוח הודעת דוא״ל להזמנת רכש. |
יצירת תוכן יצירת תוכן או עדכונו, ולאחר מכן התאמתו לקהל יעד או לערוץ מסוים. | 1) יצירת טיוטה ראשונה על בסיס רשימות או חומרי מקור 2) עריכה לשיפור הטון והדיוק 3) התאמה לקהל היעד ולערוץ 4) פרסום או שליחה | שיווק: הפיכת בריף לחומרי קמפיין והפצתם לקבלת משוב. ניהול: הפיכת רשימות לתוכנית קליטה או ליחידת הדרכה. מכירות: כתיבת הודעות דוא״ל להמשך קשר, סיכומי סקירות עסקיות רבעוניות או סיכומים לבעלי עניין. |
תכנון ותיאום תרגום מטרות למשימות מתוזמנות ולעדכונים במערכות | 1) בניית תוכנית בהתאם לאילוצים 2) בדיקת תלויות וזמינות 3) ביצוע פעולה או הכנתה לביצוע 4) עדכון מערכות ויידוע האנשים הרלוונטיים | ניהול פרויקטים וראשי מטה: שריון זמן לעבודה, תיאום פגישות ועדכון כלי מעקב. אירועים: תיאום מפגשים מחוץ למשרד, הרשמות או תוכניות נסיעה. אדמיניסטרציה: ניהול טפסים, תזכורות, הזמנות רכש, הזמנות מקום ומשימות המשך. |
אפשר להתחיל בשימוש בסוכנים שהארגון שלכם כבר בנה. תחילה, הבינו מה הסוכן נועד לעשות היטב: באילו משימות הוא תומך, על אילו כלים הוא מסתמך ואיזה סוג פלט הוא מפיק.
התחילו בכמה בקשות בסיכון נמוך כדי לראות איך הוא פועל. נסו תחילה קלט פשוט, ואז בחנו את התוצאות כדי להבין כיצד הוא ניגש למשימה.
זכרו שגם סוכן שנבנה היטב מפיק תועלת משיקול דעת אנושי. לעיתים קרובות, דווקא אתם מכירים את ההקשר הרחב, את ההשלכות של המשימה ואת מה שנדרש מתשובה טובה.
לאחר שתבינו את היסודות ותזהו מקרה שימוש מתאים, תוכלו להתחיל לבנות סוכן workspace משלכם. ייתכן שאפילו כבר בניתם מיומנויות ב-ChatGPT. סוכני workspace יכולים להשתמש במיומנויות כחלק מההוראות שלהם.
הערה: ב-ChatGPT Enterprise, מנהלי ה-workspace שלכם קובעים למי יש הרשאה לבנות סוכנים.
התחילו בשפה פשוטה: בצ'אט של בונה הסוכנים, תארו את העבודה שעל הסוכן לבצע, מה נחשב לתוצאה מוצלחת ואת המגבלות שעליו לעמוד בהן. בונה הסוכנים יכול להפוך את התיאור לתהליך עבודה ברור עם שלבים מוגדרים. תוכלו להמשיך לשפר אותו בצ'אט או לערוך ישירות את תהליך העבודה ואת ההוראות.
בחרו כלים ומחברים: בחרו את האפליקציות המאושרות שבהן הסוכן יוכל להשתמש כדי להשלים את תהליך העבודה. תוכלו גם לתאר לאילו מערכות הסוכן צריך לגשת, ובונה הסוכנים ינחה אתכם בתהליך ההוספה והאימות שלהן.
בחרו טריגר: החליטו מתי הסוכן יפעל. טריגר של סוכן הוא האירוע שמפעיל אותו. סוכני workspace יכולים לפעול בעקבות בקשה של אדם (מישהו מבקש מהם לבצע פעולה) או לפי תזמון (הם פועלים בשעה שנקבעה). אפשר להגדיר את הטריגר בשפה פשוטה בצ'אט של בונה הסוכנים.
הוסיפו מנגנוני הגנה: הגדירו גבולות, אישורים נדרשים ונקודות בקרה אנושיות לפעולות רגישות. אפשר להוסיף אותם ישירות בצ'אט של בונה הסוכנים, והוא יעדכן את ההוראות בהתאם.
הדרך הטובה ביותר לבנות סוכן היא בתהליך של בדיקה ושיפור חוזרים. ב-ChatGPT, בונה הסוכנים הוא חלק מהתהליך הזה. במהלך בדיקת הסוכן, היעזרו בשיחה כדי להבין מה קרה, לזהות בעיות ולשפר את ההוראות צעד אחר צעד.
התחילו בכמה דוגמאות מציאותיות, כולל בקשות פשוטות וברורות לצד בקשות מורכבות יותר, שחסר בהן הקשר או שיש בהן עמימות. כך תוכלו לראות כיצד הסוכן פועל והיכן ייתכן שנדרשים לו הוראות ברורות יותר או מנגנוני הגנה.
במהלך הבדיקות, הביאו בחשבון שהגרסה הראשונה של הסוכן לא תהיה מושלמת. כשמשהו לא עובד כמצופה, יש שתי דרכים יעילות לשפר אותו.
עדכנו את ההוראות ישירות: בצעו שינויים קטנים וממוקדים בעורך, כמו הבהרת שלב, התאמת פורמט הפלט או הוספת מגבלה.
הנחו אותו בשפה טבעית: כשהבעיה פחות ברורה, היעזרו בשיחה עם בונה הסוכנים כדי לברר אותה. תוכלו להצביע על מה שהחמיץ, לשאול שאלות פתוחות או לבקש ממנו להסביר את תהליך ה-reasoning שלו כדי לחשוף פערים בהוראות.
לאחר ביצוע שינויים, בדקו שוב כדי לוודא שהעדכון עבד.
סוכני workspace נועדו לעבודה משותפת שחוזרת על עצמה. שיתוף סוכן מעניק לצוות שלכם דרך עקבית להשלים משימה, במקום להמציא את התהליך מחדש בכל פעם.
כשאתם משתפים סוכן, הבהירו במפורש למה הוא נועד. בתיאור, ציינו באיזו משימה הוא מטפל, מתי כדאי להשתמש בו, איזה קלט צריך לספק ואיזה סוג פלט צפוי להתקבל. סוכנים משותפים פועלים בצורה הטובה ביותר כשהם מיועדים לתהליך עבודה מסוים וחוזר שהצוות כבר מכיר. הוספת פרומפט אחד או שניים לדוגמה יכולה לתת לאחרים נקודת התחלה ברורה ולהקל על אימוץ הסוכן.
זכרו שמנהלי ה-workspace מנהלים את הגישה למחברים ולתכונות באמצעות בקרת גישה מבוססת תפקידים (RBAC). לכן, ייתכן שחברי הצוות יצטרכו הרשאות מתאימות כדי שהסוכן יוכל לעבוד עם מערכות כמו Slack, Gmail או כלים אחרים.
לכלים ולהנחיות נוספים בנושא, היכנסו ל-OpenAI Frontier.
