Fulltrúar á vinnusvæði
Kynntu þér fulltrúa í ChatGPT, búðu þá til og notaðu við endurtekin verkefni.
Flestir notendur ChatGPT kunna nú þegar að nota Ai í stök verkefni, svo sem að gera drög, taka saman efni, þróa hugmyndir eða svara spurningum. Á næsta stigi verður notkun Ai víðtækari og samofnari daglegu starfi. Í stað þess að aðstoða við stök verkefni er Ai í auknum mæli notuð til að styðja endurtekin verkferli sem byggjast á sameiginlegum kerfum, stöðluðum afhendingum og samræmdum niðurstöðum. Þar þarf líka að taka tillit til raunverulegra skilyrða um tímasetningar, nákvæmni og verklag.
Þar koma fulltrúar á vinnusvæði í ChatGPT til sögunnar. Þeir eru hannaðir fyrir endurtekin verkferli — vinnu sem þú myndir annars vinna handvirkt, útskýra skrefin upp á nýtt í hvert sinn og afrita upplýsingar á milli verkfæra. Lestu meira um fulltrúa á vinnusvæði í bloggfærslunni okkar.
Ef þú ert að stíga fyrstu skrefin í að búa til fulltrúa skulum við byrja á grunnhugtökunum. Þá veistu hvernig þú stillir fulltrúa á vinnusvæðinu til að fá samræmdar niðurstöður.
Almennt er fulltrúi kerfi sem sinnir verkefni með þremur þáttum: kveikju, verkferli sem getur falið í sér sérhæfða færni og verkfærum eða kerfum sem hann getur tengst.
Þáttur | Lýsing | Dæmi |
|---|---|---|
Kveikja | Það sem ræsir fulltrúann | Tímaáætlun („Alla virka daga kl. 9“) eða handvirk ræsing („Keyra núna“). |
Verkferli og færni | Skrefin sem fulltrúinn fylgir til að ljúka verkefninu eins og þú ætlast til | Fara yfir inntak, athuga hvort upplýsingar vanti, gera drög að niðurstöðu og afhenda hana eða hefja næstu aðgerð. |
Verkfæri og kerfi | Samþykkt verkfæri og samþættingar sem fulltrúinn getur notað til að afla upplýsinga og framkvæma aðgerðir, ef það er leyft. | Slack, viðskiptamannakerfi, innri skjöl, verkbeiðnakerfi eða sameiginlegt skjal |
Fulltrúar nýtast best þegar vinnan er:
Endurtekin: Sama verkefni kemur reglulega upp
Skipulögð: Niðurstaðan á að vera á skýrt afmörkuðu sniði (svo þú getir metið hvort fulltrúinn standi sig vel)
Tímastýrð eða atburðadrifin: Hún fer fram með reglulegu millibili eða hefst við tiltekinn atburð
Háð verkfærum: Hún krefst þess að lesa úr eða skrifa í kerfi sem teymið notar
Venjulegt spjall hentar oft betur fyrir frjálsar vangaveltur, hugmyndavinnu eða skrif þar sem þú prófar þig áfram — sérstaklega þegar um stök verkefni er að ræða.
Fulltrúar eru líka frábrugðnir hefðbundnum API-verkferlum sem þú hefur ef til vill sett upp áður. Hefðbundin verkferli í öðrum verkfærum eru oft ákveðin fyrirfram: hvert skref er skýrt skilgreint og kerfið fylgir sömu leið í hvert sinn nema þú breytir rökfræðinni. Fulltrúar byggjast frekar á líkindum. Þeir vinna enn innan þess ramma sem leiðbeiningar, verkfæri og öryggismörk setja. Þeir nota hins vegar líkan til að túlka samhengi, taka ákvarðanir innan tiltekinna marka og aðlaga vinnulagið.
Gagnleg leið til að hanna fulltrúa á vinnusvæði er að skipta honum niður í þætti. Hugsaðu um hvað þú myndir skýra áður en þú felur manneskju verkefni: hver ábyrgð hennar er, hvenær hún á að byrja, hvað ætti að fá hana til að gera hlé eða hætta, hvaða verkfæri og upplýsingar hún má nota, hvaða ferli hún á að fylgja og hvaða reglur hún verður að virða.
Fulltrúi gæti þurft aðgang að viðbótum. Lestu meira um viðbætur í ChatGPT.
Hér fyrir neðan eru dæmi um fulltrúa, sundurliðuð eftir þáttum:
Fulltrúi fyrir samantektir um markaðsherferðir | Fulltrúi fyrir flokkun á endurgjöf um vörur | Fulltrúi fyrir samantektir um sölutækifæri | |
|---|---|---|---|
Markmið: Hvert er heildarmarkmið fulltrúans? | Greina árangur herferða og leggja til úrbætur | Taka saman nýja endurgjöf um vörur og koma henni til réttra ábyrgðaraðila | Fylgjast með breytingum á stöðu sölutækifæra og draga fram áhættur og tækifæri |
Kveikja: Hvað setur vinnuna af stað? | Alla mánudaga kl. 10 | Innsending eyðublaðs úr Slack | Alla virka daga kl. 8 |
Verkferli: Hvaða skrefum á hann að fylgja? | Sækja lykilmælikvarða, greina þróun, gera drög að samantekt, leggja til næstu skref og úthluta ábyrgð | Fara yfir endurgjöf, flokka tengd atriði saman, taka saman helstu þemu og leggja til ábyrgðaraðila fyrir eftirfylgni | Fara yfir sölutækifæri, merkja áhættur og leggja til næstu skref |
Verkfæri: Hvaða kerfum eða forritum þarftu aðgang að? | Greiningarverkfæri og sameiginlegt samantektarskjal | Slack, verkbeiðnakerfi og samantektarskjal | Viðskiptamannakerfi, tölvupóstur eða Slack og yfirlit yfir stöðu sölutækifæra |
Stjórnun og eftirlit: Hvaða stýringar þarftu? Hvenær á hann að stöðva vinnu og vísa málinu áfram? | Gera drög að tillögum; samþykki þarf áður en fjárhagsáætlun er breytt | Gera drög að verkbeiðnum; vísa forgangsmálum áfram; samþykki þarf fyrir innsendingu | Gera drög að greiningu og tillögum; láta ábyrgðaraðila vita; ekki hafa beint samband við viðskiptavini án samþykkis |
Líta má á dæmin hér að neðan sem mynstur í verkferlum fulltrúa: algeng, endurtekin vinnumynstur sem koma fyrir hjá ólíkum teymum og starfssviðum. Hvert dæmi sýnir eina grunngerð verkferlis sem fulltrúi getur sinnt. Verkfærin, gögnin og niðurstöðurnar geta verið mismunandi en grunnmynstrið helst það sama.
Verkferli | Svona virkar það | Dæmi um notkun |
|---|---|---|
Upplýsingasamantekt Safna upplýsingum úr mörgum áttum, draga fram kjarnann og setja þær fram þannig að hægt sé að taka ákvarðanir út frá þeim. | 1) Safna gögnum 2) Bera saman og draga fram helstu vísbendingar 3) Taka saman fyrir markhópinn 4) Deila sem skjali, minnisblaði eða upplýsingayfirliti | Sala: Útbúa yfirlit um viðskiptavin úr viðskiptamannakerfi, símtölum, Slack og fréttum. Markaðsmál: Taka saman yfirlit um herferðir eða samkeppnisaðila úr greiningum, samfélagsmiðlum og skjölum. Stjórnendur: Útbúa dagleg yfirlit um atvinnugreinina með tillögum |
Flokkun og áframsending Vinna úr innkomnum málum og tryggja að þau fari í réttan farveg | 1) Fara yfir innkomin mál 2) Flokka og forgangsraða 3) Vísa áfram eða útbúa gögn fyrir næsta skref 4) Láta ábyrgðaraðila og beiðanda vita | Þjónustuver: Breyta endurgjöf í villutilkynningar, óskir um eiginleika eða eftirfylgniverkefni. Upplýsingatækni/rekstur: Afgreiða innri beiðnir í Slack og beina þeim áfram eftir því hversu brýnar þær eru. Ráðningar: Forskoða nýja umsækjendur og beina þeim í rétt ferli. |
Greining og tillögur Túlka gögn eða vísbendingar, móta afstöðu og setja hana fram í fyrstu útgáfu afurðar. | 1) Sækja grunngögn 2) Greina mynstur, gloppur og kosti og galla 3) Móta tillögu 4) Gera drög að minnisblaði, glærukynningu, töflureikni eða tölvupósti | Fjármál: Afstemma fjárhagsáætlun við rauntölur og gera drög að minnisblaði fyrir stjórnanda. Vöruþróun/rannsóknir: Greina endurgjöf notenda og leggja til forgangsröðun. Innkaup: Bera saman tilboð birgja, útbúa ákvörðunarfylki og gera drög að tölvupósti með innkaupapöntun. |
Efnisgerð Búa til eða uppfæra efni og laga það síðan að tilteknum markhópi eða miðli. | 1) Búa til fyrstu drög út frá glósum eða heimildum 2) Laga tón og tryggja nákvæmni 3) Aðlaga að markhópi og miðli 4) Birta eða senda | Markaðsmál: Búa til herferðarefni út frá verklýsingu og senda til yfirferðar. Stjórnandi: Breyta glósum í móttökuáætlun fyrir nýliða eða þjálfunareiningu. Sala: Skrifa eftirfylgnipósta, samantektir úr ársfjórðungslegum viðskiptafundum eða yfirlit fyrir hagsmunaaðila. |
Skipulagning og samhæfing Útfæra markmið sem tímasett verkefni og uppfærslur í kerfum | 1) Gera áætlun út frá gefnum skilyrðum 2) Athuga hvað þarf að liggja fyrir og hvaða tímar eru lausir 3) Framkvæma eða undirbúa aðgerð 4) Uppfæra kerfi og láta fólk vita | Verkefnastjóri/skrifstofustjóri: Taka frá vinnutíma, skipuleggja fundi og uppfæra stöðuyfirlit. Viðburðir: Samhæfa starfsdaga utan vinnustaðar, skráningar eða ferðaáætlanir. Skrifstofuhald: Sjá um eyðublöð, áminningar, pantanir, bókanir og eftirfylgni. |
Þú gætir byrjað á að nota fulltrúa sem þegar hafa verið búnir til innan fyrirtækisins. Byrjaðu á að kynna þér hvað fulltrúinn er hannaður til að gera vel: hvaða verkefnum hann sinnir, hvaða verkfærum hann treystir á og hvers konar niðurstöður hann skilar.
Prófaðu fyrst nokkrar áhættulitlar beiðnir til að sjá hvernig hann bregst við. Byrjaðu á einföldu inntaki og skoðaðu síðan niðurstöðurnar til að átta þig á hvernig hann nálgast verkefnið.
Hafðu í huga að jafnvel vel hannaður fulltrúi hefur gagn af dómgreind fólks. Oft ert það þú sem þekkir víðara samhengi, veist hvað er í húfi og hvernig gott svar ætti að vera.
Þegar þú þekkir grunnatriðin og hefur fundið hentugt notkunartilvik geturðu byrjað að búa til eigin fulltrúa á vinnusvæðinu. Þú gætir jafnvel þegar hafa búið til færni í ChatGPT. Fulltrúar á vinnusvæði geta nýtt færni í leiðbeiningunum sínum.
Athugið: Í ChatGPT Enterprise stjórna stjórnendur vinnusvæðisins hverjir mega búa til fulltrúa.
Byrjaðu á einfaldri lýsingu: Lýstu í spjalli fulltrúasmiðsins hvaða verki fulltrúinn á að sinna, hvað telst góður árangur og hvaða takmarkanir hann þarf að virða. Smiðurinn getur breytt þessu í skýrt verkferli með afmörkuðum skrefum. Þú getur áfram betrumbætt það í spjalli eða breytt verkferlinu og leiðbeiningunum beint.
Veldu verkfæri og tengingar: Veldu samþykktu forritin sem fulltrúinn má nota til að ljúka verkferlinu. Þú getur líka lýst kerfunum sem fulltrúinn þarf aðgang að. Smiðurinn leiðbeinir þér þá við að bæta þeim við og auðkenna aðganginn.
Veldu kveikju: Ákveddu hvenær fulltrúinn á að keyra. Kveikja fulltrúa er atburðurinn sem setur hann af stað. Fulltrúar á vinnusvæði geta ræst að beiðni notanda (einhver biður þá um að gera eitthvað) eða samkvæmt tímaáætlun (þeir keyra á tilteknum tíma). Þú getur sett upp kveikjuna með einfaldri lýsingu í spjalli fulltrúasmiðsins.
Bættu við öryggismörkum: Skilgreindu mörk, nauðsynleg samþykki og eftirlitspunkta þar sem fólk þarf að yfirfara viðkvæmar aðgerðir. Þú getur bætt þessu beint við í spjalli fulltrúasmiðsins og hann uppfærir leiðbeiningarnar.
Best er að búa til fulltrúa með endurteknum prófunum og endurbótum. Í ChatGPT er smiðurinn hluti af því ferli. Notaðu samtalið við prófanir til að skilja hvað gerðist, finna vandamál og betrumbæta leiðbeiningarnar skref fyrir skref.
Byrjaðu á nokkrum raunhæfum dæmum, bæði einföldum beiðnum og flóknari tilvikum þar sem samhengi vantar eða eitthvað er óljóst. Þannig sérðu hvernig fulltrúinn bregst við og hvar hann gæti þurft skýrari leiðbeiningar eða öryggismörk.
Við prófanir má búast við að fyrsta útgáfa fulltrúans sé ekki fullkomin. Þegar eitthvað virðist ekki rétt eru tvær árangursríkar leiðir til úrbóta.
Uppfærðu leiðbeiningarnar beint: Gerðu litlar, afmarkaðar breytingar í ritlinum, svo sem að skýra skref, breyta sniði niðurstaðna eða bæta við takmörkun.
Leiðbeindu með venjulegu máli: Þegar vandamálið er óljóst skaltu nota samtalið við smiðinn til að vinna úr því. Þú getur bent á það sem honum yfirsást, spurt opinna spurninga eða beðið hann að útskýra rök sín til að finna gloppur í leiðbeiningunum.
Prófaðu aftur eftir breytingar til að staðfesta að þær hafi skilað árangri.
Fulltrúar á vinnusvæði eru hannaðir fyrir sameiginleg, endurtekin verkefni. Með því að deila fulltrúa fær teymið samræmda leið til að ljúka verkefni í stað þess að finna upp ferlið á ný í hvert sinn.
Taktu skýrt fram til hvers fulltrúinn er þegar þú deilir honum. Lýstu verkefninu sem hann sinnir, hvenær á að nota hann, hvaða inntak þarf að veita og hvers konar niðurstöðum má búast við. Sameiginlegir fulltrúar nýtast best þegar þeir tengjast tilteknu, endurteknu verkferli sem teymið þekkir þegar. Eitt eða tvö dæmi um fyrirmæli geta líka gefið öðrum skýran upphafspunkt og auðveldað þeim að byrja.
Mundu að stjórnendur vinnusvæðis stýra aðgangi að tengingum og eiginleikum með aðgangsstýringu byggðri á hlutverkum (RBAC). Teymisfélagar gætu því þurft viðeigandi heimildir svo fulltrúinn geti unnið með kerfi á borð við Slack, Gmail eða önnur verkfæri.
Kynntu þér OpenAI Frontier fyrir tengd verkfæri og leiðbeiningar.
