Gilbert + Tobin vernieuwt de advocatuur met AI

In onze serie Executive Function delen leiders hoe zij met AI veranderingen in gang zetten.

Gilbert + Tobin⁠(opent in een nieuw venster) is een van de toonaangevende zakelijke advocatenkantoren in Australië en houdt zich onder meer bezig met kapitaalmarkten, fusies en overnames, geschillen en technologie. Het kantoor werkt in een vakgebied dat draait om specialistische kennis, zorgvuldige afwegingen en een veilige omgang met gevoelige informatie.

Gilbert + Tobin gaf medewerkers eerst de ruimte om met AI te experimenteren. Daarna introduceerde het kantoor ChatGPT Enterprise, ChatGPT Work en Codex om de stap te zetten van individuele ondersteuning naar afgebakende workflows waarin agents meerdere stappen uitvoeren en mensen verantwoordelijk blijven voor controle en goedkeuring.

We spraken met Sam Nickless, partner en CEO bij Gilbert + Tobin, over het stimuleren van AI-gebruik door zelf het voortouw te nemen, waar hij de waarde van AI ziet en zijn advies aan andere CEO's.

We hebben drie doelen: met AI betere diensten leveren aan onze cliënten, van Gilbert + Tobin een geweldige werkplek maken voor onze mensen en onze positie als koploper in onze markt verstevigen.

De echte waarde van AI zit voor ons tot nu toe niet in lagere kosten of minder personeel, maar in de ruimte die onze mensen krijgen om zich te richten op de menselijke kant van hun werk: gesprekken met cliënten, het coachen van hun teams en het begeleiden van de toekomstige leiders in ons vakgebied.

Toen ChatGPT net beschikbaar was, moedigden we mensen aan ermee te experimenteren en na te denken over waar het waarde kon toevoegen. We waren er duidelijk over dat ze geen cliëntgegevens of vertrouwelijke informatie mochten invoeren. Zo kregen mensen een veilige omgeving met duidelijke grenzen om te experimenteren.

De volgende stap was om veilige toegang tot krachtige AI te bieden. We introduceerden ChatGPT Enterprise in een gecontroleerde omgeving en breidden het gebruik van daaruit uit. Gegevensresidentie in Australië, contractuele waarborgen, rolgebaseerde toegang en beheerfuncties gaven ons het vertrouwen om op te schalen en tegelijk te voldoen aan onze eigen eisen en die van onze cliënten.

Beleid en toezicht moeten verantwoord gebruik mogelijk maken. Onze boodschap was eenvoudig: AI gebruiken is niet valsspelen. Het is een extra hulpmiddel waarmee mensen hun beoordelingsvermogen kunnen inzetten. Ze moeten nog steeds de taak afbakenen, de output controleren en verantwoordelijkheid nemen voor het uiteindelijke werk.

Leidinggevenden moeten de technologie zelf gebruiken: experimenteren, de grenzen opzoeken en ontdekken wat werkt. Als mensen zien dat jij AI belangrijk vindt, zet dat de toon en moedigt het anderen aan ermee aan de slag te gaan.

We hebben geen verplichte gebruiksdoelen opgelegd. In plaats daarvan hebben we de technologie relevant gemaakt. Ons team voor bedrijfstransformatie demonstreerde workflows op maat voor verschillende functies. Via video's, demonstraties, challenges en een al vroeg uitgeloofde beloning voor AI-ideeën kwamen ideeën uit het hele kantoor naar boven.

Gilbert + Tobin heeft altijd opengestaan voor nieuwe technologie. Het meest bemoedigend is de creativiteit die uit alle delen van de organisatie komt, niet alleen uit het technologieteam.

Om mijn werk beter te organiseren, heb ik een "digitale tweeling" gemaakt met een aangepaste GPT (die ik nu omzet naar plugins). Daarvoor gebruikte ik voorbeelden van mijn teksten, feedback die ik had gekregen, context over het kantoor en mijn manier van werken. Het begon als een hulpmiddel voor mezelf en werd waardevoller toen ik het deelde met de mensen aan wie ik direct leidinggeef.

Mijn team kan het nu gebruiken om als het ware "mijn feedback" te krijgen via ChatGPT. Zo kunnen ze hun ideeën toetsen aan mijn context en werkstijl voordat ze naar mij toe komen. Het neemt geen beslissingen en spreekt niet namens mij; het zorgt ervoor dat onze gesprekken een beter vertrekpunt hebben.

Ik heb ChatGPT Work ook gebruikt bij de vertrouwelijke jaarlijkse beoordeling van onze 120 partners. Ik vroeg het om bestanden bij te werken met gegevens uit een spreadsheet, pdf's te maken en het afgeronde materiaal te bundelen. Het werk was binnen enkele minuten klaar.

Bij een product dat zo krachtig is als ChatGPT Work, zijn de juiste beheerfuncties achter de schermen belangrijk. Het biedt nu ook gedetailleerde, fijnmazige gegevens over het gebruik. Toen ik achteraf het gebruiksdashboard bekeek, zag ik dat het werk voor die jaarlijkse beoordeling ongeveer $62 had gekost. Dat was het ruimschoots waard gezien de tijd die ik bespaarde, en omdat er anders meerdere mensen dagenlang mee bezig zouden zijn geweest.

Begin met de technologie zelf te gebruiken. Experimenteer met echte taken, leer de beperkingen kennen en laat je mensen zien dat leren belangrijk is.

Combineer dat leiderschap met duidelijke regels, toezicht en praktische ondersteuning. Geef teams voorbeelden die aansluiten op hun rol, bied veilige manieren om ideeën te testen en zorg dat mensen verantwoordelijk blijven voor het resultaat.

Er is meer mogelijk dan hetzelfde werk iets sneller doen. Goed ingezet kan AI een organisatie helpen meer en beter werk te leveren, en mensen meer tijd geven voor het complexe, strategische werk waarbij hun expertise en beoordelingsvermogen de meeste waarde toevoegen.

Lees meer over de samenwerking van Gilbert + Tobin met OpenAI in de casestudy hier.