Hoe Ropes & Gray AI ontwikkelt voor due diligence bij transacties
Advocatenkantoor Ropes & Gray ontwikkelt samen met OpenAI een AI-tool voor due diligence bij transacties.
Bij due diligence voor transacties moeten advocaten onder hoge tijdsdruk grote hoeveelheden documenten doornemen. Ropes & Gray was een van de eerste advocatenkantoren die AI inzetten. Samen met OpenAI ontwikkelt het kantoor nu een eigen AI-tool om meer cliënten meer expertise te bieden.
"AI is echt een van de belangrijkste manieren, zo niet de enige, om sneller te kunnen werken en tegelijk dezelfde kwaliteit en consistentie van advies te behouden."
Voordat een overname wordt afgerond, moet de koper grondig onderzoek doen om de financiële en juridische beweringen van de verkoper te toetsen. Dit due-diligenceproces brengt risico's en aansprakelijkheden aan het licht. Het vergt onderzoek naar grote hoeveelheden gegevens, waar doorgaans een heel team van advocaten bij betrokken is.
Van het doorspitten van enorme aantallen documenten tot het analyseren van patronen: op korte termijn een bod voorbereiden kan dagen intensief werk kosten. Om advocaten te helpen hun cliënten sneller van dienst te zijn, ontwikkelde Ropes & Gray samen met OpenAI een AI-tool voor due diligence bij transacties.
"Hierdoor komen alle advocaten bij ons kantoor echt toe aan het werk waarvoor we er zijn", zegt Howard Glazer, partner en hoofd AI voor de juridische praktijk bij Ropes & Gray. "Onze cliënten betalen ons niet om contracten door te nemen. Ze betalen ons om een oordeel te vormen op basis van wat er in die contracten staat."
De nieuwe AI-tool voor due diligence voert een eerste beoordeling uit: hij doorzoekt duizenden pagina's, selecteert relevante documenten en groepeert ze automatisch op thema en aandachtspunt. Naast het onderzoek levert de tool samenvattingen en een volledig rapport in de vaste opmaak van Ropes & Gray. De tool inventariseert en categoriseert de inhoud van een dataroom, zodat hij zakelijke relaties als geheel kan beoordelen in plaats van losse documenten. Advocaten kunnen de groepering en categorisering uiteraard controleren om zeker te stellen dat er niets over het hoofd is gezien.
De eerste ontwikkelfase was gericht op commerciële contracten van materieel belang. Tijdens werksessies vergeleken advocaten van Ropes & Gray testresultaten met door mensen geschreven due-diligencerapporten van afgeronde transacties. Vervolgens verfijnden ze de beoordelingscriteria en rapportopzet op basis van wat de concepten goed weergaven en waar ze tekortschoten.
Ropes & Gray ontwierp de tool met een vaste vraagstelling en een raamwerk dat precies de stappen van het team volgt: van eerste beoordelingen en samenvattingen tot overkoepelende analyses. De tool levert het kantoor werk van een constant hoge kwaliteit, vergelijkbaar met dat van een bekwame beginnende tot meer ervaren advocaat. Dat werk vormt de eerste beoordeling in het proces.
"Onze advocaten moeten nog steeds alles controleren", zegt Lichtenstein. "Want achter alles wat we aan een cliënt leveren, moeten we voor 100% kunnen staan. Daarom is de tool zo ontworpen dat advocaten tussentijdse samenvattingen en de onderliggende documenten eenvoudig kunnen controleren." Nu de eerste beoordeling is uitgevoerd, kunnen advocaten meer tijd besteden aan het controleren en verfijnen van het werk. Dat leidt tot een zorgvuldiger onderbouwd eindoordeel.
Ropes & Gray heeft publiekelijk de ambitie uitgesproken om de tool binnen enkele uren in plaats van weken een gedetailleerd due-diligencerapport te laten opstellen dat op elk aandachtspunt ingaat.
Met hulpmiddelen zoals de eigen due-diligencetool en GPT‑6 Astra heeft Ropes & Gray problemen van cliënten veel sneller kunnen oplossen dan voorheen.
De tool inventariseert en categoriseert de inhoud van een dataroom en groepeert gerelateerde documenten op thema en aandachtspunt.
De workflow levert samenvattingen en een rapport in de opmaak van Ropes & Gray.
Advocaten controleren tussentijdse samenvattingen en brondocumenten voordat ze hun werk aan cliënten leveren.
Bij tests worden concepten vergeleken met door advocaten geschreven due-diligencerapporten om de beoordelingscriteria en rapportopzet te verfijnen.
Lichtenstein en Glazer delen twee lessen uit hun ervaring met AI.
Experimenteer met AI voor alles wat je doet. Van het zoeken naar nette schoenen tot het vibecoden van spelletjes voor zijn kinderen: Lichtenstein gebruikt AI in alle facetten van zijn leven. "Juist doordat ik AI voor zoveel verschillende dingen gebruik, heb ik veel geleerd over waar het goed in is en hoe je het beter kunt laten werken", legt Lichtenstein uit. "Het geeft niet de meeste voldoening wanneer alles goed gaat, maar wanneer je een fout ziet en probeert uit te zoeken hoe je die oplost. Op dat moment veranderde het van iets waarmee ik wat speelde in een echt krachtig hulpmiddel voor mijn werk."
Stel de cliënten voorop. Bij het ontwerpen van AI-tools en workflows benadrukt Ropes & Gray hoe belangrijk het is om het hoofddoel van het kantoor voor ogen te houden. "Het is inspirerend om te bedenken hoeveel mogelijkheden er zijn, maar alleen als we ermee leren werken en ervoor zorgen dat onze cliënten ervan profiteren", zegt Glazer. "Daar richten we ons op: hoe kunnen we dit inzetten in het belang van onze cliënten? En als we dat doen, komt het helemaal goed."
AI helpt Ropes & Gray nu bij juridische due diligence. Glazer verwacht dat AI in de volgende fase zal helpen om binnen het kantoor gezamenlijke kennis op te bouwen.
Met 340 partners en 1500 advocaten ziet Ropes & Gray er waarde in om ieders kennis toegankelijk te maken, van cliëntgesprekken tot eerdere projecten, om problemen van cliënten beter op te lossen.
"Dat bespaart niet alleen tijd. Het bespaart niet alleen geld", zegt Glazer. "Je zet AI-tools in om direct waarde te creëren, en dat is gewoon fantastisch."
