ChatGPT para equipas de operações

Ponto de situação semanal das operações a partir de notas em bruto

Vou carregar notas e métricas desta semana: [paste/upload]. Escreve um ponto de situação semanal das operações em 6 tópicos: resultados, principais métricas, o que mudou, riscos, decisões necessárias e prioridades para a próxima semana. Baseia-te nos factos e inclui responsáveis e datas sempre que possível.

Plano de comunicação para implementar uma mudança

Vamos implementar [change] para [audience] em [date]. Redige um plano de comunicação com 3 mensagens: anúncio, lembrete e instruções para o dia da implementação. Inclui quem contactar, o que fazer se algo deixar de funcionar e uma breve secção de perguntas frequentes com 6 perguntas.

Passos de decisão para gerir exceções

Precisamos de um procedimento de exceção para [process] quando ocorre [common exception]. Redige um fluxo de decisão simples em texto: condições de ativação, verificações a realizar, quem decide, orientações sobre o impacto nos clientes e quando escalar. Termina com uma breve lista de verificação que a pessoa de prevenção possa seguir.

Fórmulas do Sheets para o cumprimento do SLA

Cria fórmulas do Google Sheets para calcular o cumprimento do SLA com estas colunas: [list columns]. Inclui fórmulas para o tempo até à primeira resposta, o tempo até à resolução e um indicador de cumprimento do SLA com base nos limites [paste thresholds]. Apresenta um pequeno exemplo com referências a células.

SQL para volume e SLA por categoria

Escreve uma consulta SQL que apresente o volume semanal de pedidos, a mediana do tempo até à primeira resposta e a percentagem de cumprimento do SLA para [team]. Usa este schema: [upload tables and columns]. Agrupa por semana e categoria e filtra as datas de [start_date] a [end_date].

Diagnosticar uma alteração numa métrica

Eis as métricas semanais de [process], que apresentam uma alteração visível: [upload table]. Sugere as causas mais prováveis, as primeiras 8 segmentações dos dados a validar e uma breve lista de perguntas a enviar aos responsáveis. Apresenta hipóteses práticas e testáveis.

Verificação da coerência do plano de capacidade

Vou colar um plano semanal de pessoal e volume de trabalho: [paste]. Verifica se há erros de cálculo, pressupostos incoerentes e semanas em que a procura excede a capacidade. Depois, resume as principais limitações e 3 opções para colmatar a diferença, com as respetivas vantagens e desvantagens.

Resumo do desempenho de um fornecedor a partir de dados

Vou colar um relatório de desempenho de um fornecedor: [paste table]. Resume as tendências, assinala incumprimentos do SLA e destaca os 5 problemas que devemos abordar na próxima revisão trimestral do negócio (QBR). Inclui sugestões de perguntas e elementos comprovativos a solicitar.

Triagem de pedidos pendentes a partir de uma exportação

Eis uma exportação de pedidos com as colunas [list columns]: [paste table]. Agrupa o trabalho em 5 a 7 categorias, identifica os principais fatores por volume e tempo em aberto e lista 8 ações concretas para reduzir os pedidos pendentes nas próximas duas semanas.

Criação de um registo de riscos

Cria um registo de riscos simples para [project/process]. Propõe colunas, definições de gravidade e probabilidade e valores para o estado. Depois, lista 10 riscos comuns neste tipo de trabalho e os sinais de alerta que surgiriam antes de cada risco se concretizar.

Rascunho de proposta de SLA

Redige uma proposta de SLA para [service/process] entre [team A] e [team B]. Inclui âmbito, definições, objetivos de resposta e resolução, horário de cobertura, procedimento de escalamento e o que fica fora do âmbito. Acrescenta 5 perguntas a esclarecer antes de finalizar.

Perguntas para entrevistar as partes interessadas

Preciso de entrevistar as partes interessadas sobre [process/problem]. Cria um conjunto de 12 perguntas para identificar objetivos, limitações, casos-limite e critérios de sucesso. Acrescenta uma breve nota por baixo de cada pergunta a explicar o que pretendo saber.

Análise de lacunas num processo

Estamos a detetar problemas em [process]. Com base nesta descrição do fluxo de trabalho atual: [paste], lista os pontos de falha mais prováveis, as ambiguidades existentes e as 5 principais melhorias que reduziriam a necessidade de refazer trabalho. Para cada melhoria, indica as vantagens e desvantagens e os dados que confirmariam se vale a pena implementá-la.

Esboço de análise pós-incidente

Eis as notas sobre o incidente e os fatores que contribuíram para ele: [paste]. Cria um esboço de análise pós-incidente com uma cronologia, causas prováveis a validar, impacto nos clientes e uma lista de medidas corretivas por prioridade, com responsáveis e prazos. Sê concreto e evita atribuir culpas.

Atualização sobre um incidente

Redige uma atualização sobre um incidente com base nesta cronologia e no estado atual: [paste]. Apresenta duas versões: uma atualização interna para operações, com responsáveis e próximas ações, e outra adequada à divulgação externa, clara e sem especulações. Inclui a hora da próxima atualização.

Plano simples de implementação a partir da data final

Cria um plano de implementação, calculando as etapas de trás para a frente, para lançar [change] até [date]. Inclui marcos, dependências, responsáveis por função e os principais riscos a acompanhar. Acrescenta uma breve lista de verificação para decidir, 48 horas antes do lançamento, se há condições para avançar.

Lista de verificação para a passagem de trabalho entre equipas

Cria uma lista de verificação para a passagem de trabalho de [team A] para [team B], no caso de [work type]. Inclui campos obrigatórios, verificações de qualidade, o que fazer se faltar informação e uma definição clara do que está ou não pronto para a passagem. Mantém a lista curta o suficiente para ser usada diariamente.

Matriz RACI para um fluxo de trabalho entre áreas

Estamos a definir um fluxo de trabalho para [process] que envolve estas equipas: [list teams]. Propõe uma matriz RACI para as principais etapas e destaca os pontos em que as passagens de trabalho costumam falhar. Inclui um pequeno conjunto de regras básicas para a atribuição de responsabilidades e o escalamento.

Agenda e leitura prévia para a WBR

Cria uma agenda de 45 minutos para uma revisão semanal do negócio (WBR) de [team], centrada na execução. Inclui os materiais de leitura prévia obrigatória, as principais perguntas a responder e as decisões que poderemos ter de tomar. Termina com uma lista de ações de seguimento a atribuir e acompanhar.

Página de definição de um KPI

Ajuda-me a escrever uma definição de uma página para o KPI [kpi_name]. Inclui fórmula, fontes de dados, frequência de atualização, responsável, exclusões conhecidas, falhas comuns e como interpretar variações de uma semana para a outra.

Rascunho de SOP a partir da forma de trabalhar atual

Ajuda-me a redigir um procedimento operacional padrão (SOP) para [process]. Eis a descrição de como funciona atualmente: [paste]. Descreve os passos, os elementos necessários, os responsáveis, os tempos previstos e o que fazer quando algo falha ou está em falta.

Nota de escalamento para um responsável

Redige uma mensagem breve para escalar [issue] a [owner]. Inclui o que está a acontecer, por que motivo é importante, o que já tentámos, de que decisão ou ação precisamos e o prazo. Mantém um tom calmo e concreto.

Ponto de situação que reduz pedidos de esclarecimento

Transforma estas notas desorganizadas num ponto de situação claro para um canal partilhado entre áreas: [paste]. Usa este formato: Estado atual, O que mudou, Impedimentos, Responsáveis, Próximas 3 ações e O que preciso dos outros. Usa menos de 120 palavras.

Ponto de situação semanal das operações a partir de notas em bruto

Vou carregar notas e métricas desta semana: [paste/upload]. Escreve um ponto de situação semanal das operações em 6 tópicos: resultados, principais métricas, o que mudou, riscos, decisões necessárias e prioridades para a próxima semana. Baseia-te nos factos e inclui responsáveis e datas sempre que possível.

Plano de comunicação para implementar uma mudança

Vamos implementar [change] para [audience] em [date]. Redige um plano de comunicação com 3 mensagens: anúncio, lembrete e instruções para o dia da implementação. Inclui quem contactar, o que fazer se algo deixar de funcionar e uma breve secção de perguntas frequentes com 6 perguntas.

Passos de decisão para gerir exceções

Precisamos de um procedimento de exceção para [process] quando ocorre [common exception]. Redige um fluxo de decisão simples em texto: condições de ativação, verificações a realizar, quem decide, orientações sobre o impacto nos clientes e quando escalar. Termina com uma breve lista de verificação que a pessoa de prevenção possa seguir.

Fórmulas do Sheets para o cumprimento do SLA

Cria fórmulas do Google Sheets para calcular o cumprimento do SLA com estas colunas: [list columns]. Inclui fórmulas para o tempo até à primeira resposta, o tempo até à resolução e um indicador de cumprimento do SLA com base nos limites [paste thresholds]. Apresenta um pequeno exemplo com referências a células.

SQL para volume e SLA por categoria

Escreve uma consulta SQL que apresente o volume semanal de pedidos, a mediana do tempo até à primeira resposta e a percentagem de cumprimento do SLA para [team]. Usa este schema: [upload tables and columns]. Agrupa por semana e categoria e filtra as datas de [start_date] a [end_date].

Diagnosticar uma alteração numa métrica

Eis as métricas semanais de [process], que apresentam uma alteração visível: [upload table]. Sugere as causas mais prováveis, as primeiras 8 segmentações dos dados a validar e uma breve lista de perguntas a enviar aos responsáveis. Apresenta hipóteses práticas e testáveis.

Verificação da coerência do plano de capacidade

Vou colar um plano semanal de pessoal e volume de trabalho: [paste]. Verifica se há erros de cálculo, pressupostos incoerentes e semanas em que a procura excede a capacidade. Depois, resume as principais limitações e 3 opções para colmatar a diferença, com as respetivas vantagens e desvantagens.

Resumo do desempenho de um fornecedor a partir de dados

Vou colar um relatório de desempenho de um fornecedor: [paste table]. Resume as tendências, assinala incumprimentos do SLA e destaca os 5 problemas que devemos abordar na próxima revisão trimestral do negócio (QBR). Inclui sugestões de perguntas e elementos comprovativos a solicitar.

Triagem de pedidos pendentes a partir de uma exportação

Eis uma exportação de pedidos com as colunas [list columns]: [paste table]. Agrupa o trabalho em 5 a 7 categorias, identifica os principais fatores por volume e tempo em aberto e lista 8 ações concretas para reduzir os pedidos pendentes nas próximas duas semanas.

Criação de um registo de riscos

Cria um registo de riscos simples para [project/process]. Propõe colunas, definições de gravidade e probabilidade e valores para o estado. Depois, lista 10 riscos comuns neste tipo de trabalho e os sinais de alerta que surgiriam antes de cada risco se concretizar.

Rascunho de proposta de SLA

Redige uma proposta de SLA para [service/process] entre [team A] e [team B]. Inclui âmbito, definições, objetivos de resposta e resolução, horário de cobertura, procedimento de escalamento e o que fica fora do âmbito. Acrescenta 5 perguntas a esclarecer antes de finalizar.

Perguntas para entrevistar as partes interessadas

Preciso de entrevistar as partes interessadas sobre [process/problem]. Cria um conjunto de 12 perguntas para identificar objetivos, limitações, casos-limite e critérios de sucesso. Acrescenta uma breve nota por baixo de cada pergunta a explicar o que pretendo saber.

Análise de lacunas num processo

Estamos a detetar problemas em [process]. Com base nesta descrição do fluxo de trabalho atual: [paste], lista os pontos de falha mais prováveis, as ambiguidades existentes e as 5 principais melhorias que reduziriam a necessidade de refazer trabalho. Para cada melhoria, indica as vantagens e desvantagens e os dados que confirmariam se vale a pena implementá-la.

Esboço de análise pós-incidente

Eis as notas sobre o incidente e os fatores que contribuíram para ele: [paste]. Cria um esboço de análise pós-incidente com uma cronologia, causas prováveis a validar, impacto nos clientes e uma lista de medidas corretivas por prioridade, com responsáveis e prazos. Sê concreto e evita atribuir culpas.

Atualização sobre um incidente

Redige uma atualização sobre um incidente com base nesta cronologia e no estado atual: [paste]. Apresenta duas versões: uma atualização interna para operações, com responsáveis e próximas ações, e outra adequada à divulgação externa, clara e sem especulações. Inclui a hora da próxima atualização.

Plano simples de implementação a partir da data final

Cria um plano de implementação, calculando as etapas de trás para a frente, para lançar [change] até [date]. Inclui marcos, dependências, responsáveis por função e os principais riscos a acompanhar. Acrescenta uma breve lista de verificação para decidir, 48 horas antes do lançamento, se há condições para avançar.

Lista de verificação para a passagem de trabalho entre equipas

Cria uma lista de verificação para a passagem de trabalho de [team A] para [team B], no caso de [work type]. Inclui campos obrigatórios, verificações de qualidade, o que fazer se faltar informação e uma definição clara do que está ou não pronto para a passagem. Mantém a lista curta o suficiente para ser usada diariamente.

Matriz RACI para um fluxo de trabalho entre áreas

Estamos a definir um fluxo de trabalho para [process] que envolve estas equipas: [list teams]. Propõe uma matriz RACI para as principais etapas e destaca os pontos em que as passagens de trabalho costumam falhar. Inclui um pequeno conjunto de regras básicas para a atribuição de responsabilidades e o escalamento.

Agenda e leitura prévia para a WBR

Cria uma agenda de 45 minutos para uma revisão semanal do negócio (WBR) de [team], centrada na execução. Inclui os materiais de leitura prévia obrigatória, as principais perguntas a responder e as decisões que poderemos ter de tomar. Termina com uma lista de ações de seguimento a atribuir e acompanhar.

Página de definição de um KPI

Ajuda-me a escrever uma definição de uma página para o KPI [kpi_name]. Inclui fórmula, fontes de dados, frequência de atualização, responsável, exclusões conhecidas, falhas comuns e como interpretar variações de uma semana para a outra.

Rascunho de SOP a partir da forma de trabalhar atual

Ajuda-me a redigir um procedimento operacional padrão (SOP) para [process]. Eis a descrição de como funciona atualmente: [paste]. Descreve os passos, os elementos necessários, os responsáveis, os tempos previstos e o que fazer quando algo falha ou está em falta.

Nota de escalamento para um responsável

Redige uma mensagem breve para escalar [issue] a [owner]. Inclui o que está a acontecer, por que motivo é importante, o que já tentámos, de que decisão ou ação precisamos e o prazo. Mantém um tom calmo e concreto.

Ponto de situação que reduz pedidos de esclarecimento

Transforma estas notas desorganizadas num ponto de situação claro para um canal partilhado entre áreas: [paste]. Usa este formato: Estado atual, O que mudou, Impedimentos, Responsáveis, Próximas 3 ações e O que preciso dos outros. Usa menos de 120 palavras.