Gilbert + Tobin repensa a atividade jurídica com IA

A nossa série Executive Function apresenta as perspetivas de líderes que impulsionam a transformação através da IA.

A Gilbert + Tobin⁠(abre numa nova janela) é uma das principais sociedades de advogados da Austrália na área do direito empresarial, com atividade nos mercados de capitais, fusões e aquisições, contencioso e tecnologia. A sociedade atua numa profissão assente em conhecimentos especializados, decisões ponderadas e tratamento seguro de informações sensíveis.

A Gilbert + Tobin começou por dar aos seus colaboradores espaço para experimentar a IA. Depois, introduziu o ChatGPT Enterprise, o ChatGPT Work e o Codex para passar da assistência individual a fluxos de trabalho definidos, com várias etapas executadas por agentes, mantendo as pessoas responsáveis pela revisão e aprovação.

Conversámos com Sam Nickless, sócio e diretor executivo da Gilbert + Tobin, sobre como liderar a adoção pelo exemplo, onde está a encontrar valor na IA e que conselhos daria a outros diretores executivos.

Temos três objetivos: usar a IA para prestar melhores serviços aos nossos clientes, tornar a Gilbert + Tobin um excelente local de trabalho para os nossos colaboradores e consolidar a nossa posição como líder no nosso mercado.

O verdadeiro valor que temos encontrado na IA até agora não está na redução de custos nem na necessidade de menos pessoas, mas sim em libertar os nossos colaboradores para se concentrarem no lado mais humano do seu trabalho: reunir com clientes, orientar as suas equipas e acompanhar o desenvolvimento dos futuros líderes do nosso setor.

Quando o ChatGPT ficou disponível, incentivámos as pessoas a experimentá-lo e a pensar onde poderia criar valor. Deixámos claro que não deveriam ser introduzidos dados de clientes nem informações confidenciais. Isso deu às pessoas um ambiente seguro, com limites definidos, para experimentar.

O passo seguinte foi proporcionar um acesso seguro a uma IA potente. Introduzimos o ChatGPT Enterprise num ambiente controlado e alargámos a sua utilização a partir daí. A residência de dados na Austrália, as proteções contratuais, o acesso baseado em funções e os controlos administrativos deram-nos confiança para alargar a utilização, cumprindo os nossos requisitos e os dos nossos clientes.

A governação deve viabilizar uma utilização responsável. A nossa mensagem era simples: usar IA não é fazer batota. É mais uma ferramenta que as pessoas podem usar para aplicar o seu discernimento. Continuam a ter de definir a tarefa, verificar o resultado e assumir a responsabilidade pelo trabalho final.

Os líderes têm de usar a tecnologia: experimentar, explorar os seus limites e perceber o que funciona. Quando as pessoas veem que dá importância à IA, isso dá o exemplo e incentiva-as a usá-la.

Não impusemos metas de utilização. Em vez disso, tornámos a tecnologia relevante. A nossa equipa de transformação empresarial demonstrou fluxos de trabalho adaptados a diferentes funções, enquanto vídeos, demonstrações, desafios e um programa inicial de recompensas por ideias de IA fizeram surgir contributos de toda a sociedade.

A Gilbert + Tobin sempre esteve disposta a apostar em novas tecnologias. O mais encorajador tem sido a criatividade que surge em todas as áreas da organização, e não apenas na equipa de tecnologia.

Para me ajudar a gerir melhor a minha carga de trabalho, criei um «gémeo digital» através de um GPT personalizado (agora em transição para plugins), usando exemplos da minha escrita, feedback que tinha recebido, contexto sobre a sociedade e a forma como gosto de trabalhar. Começou por ser uma ferramenta para mim e ganhou mais valor quando a partilhei com as pessoas que me reportam diretamente.

A minha equipa pode agora usá-la para obter, na prática, «o meu feedback» através do ChatGPT. Permite-lhes testar as suas ideias à luz do meu contexto e estilo de trabalho antes de falarem comigo. Não toma decisões nem fala por mim; ajuda-nos a partir de uma base mais sólida nas nossas conversas.

Também usei o ChatGPT Work num processo confidencial de avaliação anual que envolveu os nossos 120 sócios. Pedi-lhe que atualizasse ficheiros com dados de uma folha de cálculo, criasse PDF e reunisse o material final. Concluiu o trabalho em poucos minutos.

Com um produto tão potente como o ChatGPT Work, é importante ter os controlos de administração adequados nos bastidores. Agora, o produto disponibiliza dados pormenorizados sobre a utilização. Quando consultei o painel de utilização depois, o custo desse trabalho de avaliação anual rondava os 62 dólares. Valeu a pena pelo tempo que poupei, num trabalho que, de outra forma, teria exigido várias outras pessoas durante vários dias.

Comece por usar a tecnologia. Experimente-a em tarefas reais, compreenda as suas limitações e mostre aos seus colaboradores que aprender é importante.

Alie essa liderança a uma governação clara e a apoio prático à utilização. Dê às equipas exemplos adaptados às suas funções, crie formas seguras de testar ideias e mantenha as pessoas responsáveis pelo resultado.

A oportunidade vai além de fazer o mesmo trabalho um pouco mais depressa. Quando bem utilizada, a IA pode aumentar a qualidade e o volume do que uma organização produz e dar às pessoas mais tempo para o trabalho complexo e estratégico, no qual os seus conhecimentos e discernimento criam mais valor.

Saiba mais sobre o trabalho da Gilbert + Tobin com a OpenAI no estudo de caso disponível aqui.