Gilbert + Tobin tänker nytt kring affärsjuridik med AI

I vår serie Executive Function delar ledare som driver förändring med AI med sig av sina perspektiv.

Gilbert + Tobin⁠(öppnas i ett nytt fönster) är en av Australiens ledande affärsjuridiska byråer, med verksamhet inom kapitalmarknader, fusioner och förvärv, tvister och teknik. Byrån verkar inom en bransch som bygger på specialistkunskap, gott omdöme och säker hantering av känslig information.

Gilbert + Tobin började med att ge medarbetarna utrymme att experimentera med AI. Därefter införde byrån ChatGPT Enterprise, ChatGPT Work och Codex för att gå från individuellt stöd till definierade, agentbaserade arbetsflöden i flera steg, där människor ansvarar för granskning och godkännande.

Vi pratade med Sam Nickless, delägare och vd på Gilbert + Tobin, om att gå i spetsen för AI-användningen, var han ser värdet av AI och vilka råd han vill ge andra vd:ar.

Vi har tre mål: att använda AI för att erbjuda våra klienter bättre tjänster, göra Gilbert + Tobin till en riktigt bra arbetsplats för våra medarbetare och befästa vår ställning som ledande på marknaden.

Det verkliga värde vi hittills har sett med AI har inte handlat om att sänka kostnaderna eller behöva färre medarbetare. Det handlar om att frigöra tid för dem att fokusera på den mer mänskliga sidan av arbetet: att träffa klienter, coacha sina team och vara mentorer för framtidens ledare i vår bransch.

När ChatGPT först blev tillgängligt uppmuntrade vi medarbetarna att experimentera med det och fundera på var det kunde skapa värde. Vi var tydliga med att inga klientuppgifter eller någon konfidentiell information fick matas in. Det gav medarbetarna en trygg miljö att experimentera i, med tydliga ramar.

Nästa steg var att ge dem säker tillgång till kraftfull AI. Vi införde ChatGPT Enterprise i en kontrollerad miljö och utökade användningen därifrån. Datahemvist i Australien, avtalsmässiga skydd, rollbaserad åtkomst och administratörskontroller gav oss tryggheten att skala upp och samtidigt uppfylla både våra egna och klienternas krav.

Styrningen ska möjliggöra ansvarsfull användning. Vårt budskap var enkelt: att använda AI är inte fusk. Det är ytterligare ett verktyg som medarbetarna kan använda som stöd för sina bedömningar. De måste fortfarande definiera uppgiften, kontrollera resultatet och ta ansvar för det färdiga arbetet.

Ledare måste själva använda tekniken: experimentera, tänja på gränserna och lära sig vad som fungerar. När medarbetarna ser att AI är viktigt för dig sätter det tonen och uppmuntrar andra att ta till sig tekniken.

Vi satte inga obligatoriska mål för användningen. I stället gjorde vi tekniken relevant. Vårt verksamhetsutvecklingsteam visade arbetsflöden anpassade för olika funktioner. Samtidigt hjälpte videor, demonstrationer, utmaningar och ett tidigt belöningsinitiativ för AI-idéer oss att fånga upp idéer från hela byrån.

Gilbert + Tobin har alltid varit villiga att ta till sig ny teknik. Det mest uppmuntrande har varit kreativiteten från alla delar av organisationen – inte bara teknikteamet.

För att hantera min arbetsbelastning mer effektivt skapade jag en ”digital tvilling” med en anpassad GPT (som nu flyttas över till insticksprogram). Jag använde exempel på mina texter, återkoppling jag hade fått, information om byrån och hur jag föredrar att arbeta. Det började som ett verktyg för mig och blev mer värdefullt när jag delade det med de medarbetare som rapporterar direkt till mig.

Mitt team kan nu använda det för att i praktiken få ”min återkoppling” via ChatGPT. Det låter dem pröva sina resonemang utifrån mitt perspektiv och arbetssätt innan de kommer till mig. Det fattar inga beslut och talar inte för mig, utan ger oss en bättre utgångspunkt för våra samtal.

Jag använde också ChatGPT Work i en konfidentiell årlig utvärdering av våra 120 delägare. Jag bad det att uppdatera filer med data från ett kalkylblad, skapa PDF-filer och samla ihop det färdiga materialet. Det slutförde arbetet på några minuter.

Med en så kraftfull produkt som ChatGPT Work är det viktigt att ha rätt administratörskontroller på plats i bakgrunden. Nu ger det också detaljerade data om användningen på en mycket finfördelad nivå. När jag tittade på användningspanelen efteråt såg jag att arbetet med den årliga utvärderingen hade kostat omkring 62 dollar. Det var väl värt pengarna med tanke på tiden jag sparade – och på att arbetet annars hade krävt flera andra personers insatser under flera dagar.

Börja med att använda tekniken själv. Experimentera med verkliga arbetsuppgifter, förstå begränsningarna och visa medarbetarna att lärande är viktigt.

Kombinera det ledarskapet med tydlig styrning och praktiskt stöd. Ge teamen exempel anpassade till deras roller, skapa trygga sätt att testa idéer och låt medarbetarna behålla ansvaret för resultatet.

Möjligheterna sträcker sig längre än att göra samma arbete lite snabbare. Rätt använt kan AI höja både kvaliteten och volymen på det en organisation producerar – och ge medarbetarna mer tid för det komplexa, strategiska arbete där deras expertis och omdöme skapar störst värde.

Läs mer om Gilbert + Tobins arbete med OpenAI i fallstudien här.