เอเจนต์ในเวิร์กสเปซ
ทำความเข้าใจ สร้าง และใช้เอเจนต์สำหรับงานที่ทำซ้ำได้ใน ChatGPT
ผู้ใช้ ChatGPT ส่วนใหญ่รู้วิธีใช้ AI ช่วยงานเฉพาะครั้งอยู่แล้ว เช่น ร่างเนื้อหา สรุป ระดมความคิด หรือตอบคำถาม ก้าวต่อไปของการใช้ AI จะครอบคลุมมากขึ้นและผสานเข้ากับงานประจำวันมากขึ้น แทนที่จะช่วยเป็นครั้งคราว AI ถูกนำมาใช้มากขึ้นเพื่อรองรับเวิร์กโฟลว์ที่ทำซ้ำได้ ซึ่งอาศัยระบบที่ใช้ร่วมกัน การส่งต่องานตามมาตรฐาน ผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอ และข้อจำกัดในการทำงานจริง เช่น เวลา ความถูกต้อง และกระบวนการ
นี่คือบทบาทของเอเจนต์ในเวิร์กสเปซ บน ChatGPT เอเจนต์เหล่านี้ออกแบบมาสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ทำซ้ำได้ ซึ่งหากไม่มีเอเจนต์ คุณต้องลงมือทำเอง อธิบายขั้นตอนใหม่ทุกครั้ง และคัดลอกข้อมูลระหว่างเครื่องมือ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเอเจนต์ในเวิร์กสเปซได้ในบล็อกโพสต์ของเรา
หากคุณเพิ่งเริ่มสร้างเอเจนต์ มาทำความเข้าใจแนวคิดหลักกันก่อน เพื่อให้คุณตั้งค่าเอเจนต์ในเวิร์กสเปซให้ได้ผลลัพธ์สม่ำเสมอเมื่อเริ่มสร้างจริง
โดยทั่วไป เอเจนต์คือระบบที่ดำเนินงานโดยมีองค์ประกอบสามส่วน ได้แก่ ทริกเกอร์ กระบวนการที่อาจใช้ทักษะเฉพาะทาง และเครื่องมือหรือระบบที่เชื่อมต่อได้
องค์ประกอบ | คำอธิบาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
ทริกเกอร์ | สิ่งที่ทำให้เอเจนต์เริ่มทำงาน | กำหนดเวลา (“ทุกวันจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 9.00 น.”) หรือสั่งให้ทำงานเอง (“เรียกใช้ตอนนี้”) |
กระบวนการและทักษะ | ขั้นตอนที่เอเจนต์ทำตามเพื่อให้งานสำเร็จตามที่คุณคาดหวัง | ตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับ หาข้อมูลที่ขาดหาย ร่างผลลัพธ์ แล้วส่งต่อหรือดำเนินการขั้นถัดไป |
เครื่องมือและระบบ | เครื่องมือและการเชื่อมต่อที่ได้รับอนุมัติ ซึ่งเอเจนต์ใช้รวบรวมข้อมูลและดำเนินการต่างๆ ได้หากได้รับอนุญาต | Slack, CRM, เอกสารภายใน, ระบบจัดการทิกเก็ต หรือเอกสารที่ใช้ร่วมกัน |
เอเจนต์มีประโยชน์มากที่สุดกับงานที่มีลักษณะดังนี้
ทำซ้ำได้: มีงานแบบเดิมเข้ามาเป็นประจำ
มีโครงสร้าง: ผลลัพธ์มีรูปแบบชัดเจน (จึงประเมินได้ว่าเอเจนต์ทำงานได้ดีหรือไม่)
เริ่มตามเวลาหรือเหตุการณ์: ทำงานเป็นรอบหรือเริ่มเมื่อเกิดเหตุการณ์หนึ่ง
อาศัยเครื่องมือ: ต้องอ่านหรือเขียนข้อมูลในระบบที่ทีมของคุณใช้
สำหรับการคิดแบบปลายเปิด การระดมความคิด หรือการเขียนเพื่อสำรวจแนวคิด แชทปกติมักเหมาะกว่า โดยเฉพาะงานเฉพาะครั้ง
เอเจนต์ยังต่างจากเวิร์กโฟลว์ API แบบดั้งเดิมที่คุณอาจเคยสร้างด้วย เวิร์กโฟลว์แบบดั้งเดิมในเครื่องมืออื่นมักทำงานตามกฎตายตัว กล่าวคือ ทุกขั้นตอนถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน และระบบจะทำตามเส้นทางเดิมทุกครั้ง เว้นแต่คุณจะเปลี่ยนตรรกะ เอเจนต์อาศัยความน่าจะเป็นมากกว่า เอเจนต์ยังคงทำงานภายใต้คำสั่ง เครื่องมือ และข้อกำกับ แต่ใช้โมเดลเพื่อตีความบริบท ตัดสินใจภายในขอบเขต และปรับวิธีดำเนินงาน
วิธีหนึ่งที่ช่วยในการออกแบบเอเจนต์ในเวิร์กสเปซคือการแยกเป็นส่วนๆ ลองนึกถึงสิ่งที่คุณต้องชี้แจงก่อนมอบหมายงานให้คนคนหนึ่ง ได้แก่ หน้าที่รับผิดชอบ เวลาเริ่มงาน เงื่อนไขที่ควรพักหรือหยุดงาน เครื่องมือและข้อมูลที่ใช้ได้ กระบวนการที่ต้องทำตาม และกฎที่ต้องปฏิบัติตาม
เอเจนต์อาจต้องมีสิทธิ์เข้าถึงปลั๊กอิน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปลั๊กอินใน ChatGPT
ดูตัวอย่างการแยกองค์ประกอบของเอเจนต์ด้านล่าง
เอเจนต์สรุปแคมเปญการตลาด | เอเจนต์คัดแยกข้อเสนอแนะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ | เอเจนต์สรุปไปป์ไลน์การขาย | |
|---|---|---|---|
วัตถุประสงค์: เป้าหมายโดยรวมของเอเจนต์คืออะไร | วิเคราะห์ผลการดำเนินงานของแคมเปญและแนะนำแนวทางปรับปรุง | สรุปข้อเสนอแนะใหม่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบที่เหมาะสม | ติดตามการเปลี่ยนแปลงของไปป์ไลน์ พร้อมชี้ความเสี่ยงและโอกาส |
ทริกเกอร์: อะไรทำให้งานเริ่มต้น | ทุกวันจันทร์ เวลา 10.00 น. | การส่งแบบฟอร์มจาก Slack | ทุกวันจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 8.00 น. |
กระบวนการ: เอเจนต์ควรทำตามขั้นตอนใด | ดึง KPI ระบุแนวโน้ม ร่างสรุป เสนอขั้นตอนถัดไป และกำหนดผู้รับผิดชอบ | ตรวจสอบข้อเสนอแนะ จัดกลุ่มรายการที่เกี่ยวข้อง สรุปประเด็นหลัก และเสนอผู้รับผิดชอบในการติดตามผล | ตรวจสอบไปป์ไลน์ ชี้ความเสี่ยง และเสนอขั้นตอนถัดไป |
เครื่องมือ: คุณต้องเข้าถึงระบบหรือแอปพลิเคชันใด | เครื่องมือวิเคราะห์และเอกสารสรุปที่ใช้ร่วมกัน | Slack ระบบจัดการทิกเก็ต และเอกสารสรุป | CRM อีเมลหรือ Slack และเครื่องมือติดตามไปป์ไลน์ |
การกำกับดูแล: คุณต้องมีมาตรการควบคุมอะไรบ้าง เอเจนต์ควรหยุดและส่งต่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจเมื่อใด | ร่างคำแนะนำ โดยต้องได้รับอนุมัติก่อนเปลี่ยนแปลงงบประมาณ | ร่างทิกเก็ต ส่งต่อปัญหาที่มีความสำคัญสูงให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจ และต้องได้รับอนุมัติก่อนส่งทิกเก็ต | ร่างข้อมูลเชิงลึกและคำแนะนำ แจ้งผู้รับผิดชอบ และห้ามติดต่อโดยตรงหากยังไม่ได้รับอนุมัติ |
ตัวอย่างด้านล่างคือรูปแบบเวิร์กโฟลว์ของเอเจนต์ ซึ่งเป็นรูปแบบงานที่ทำซ้ำได้และพบได้ทั่วไปในทีมและสายงานต่างๆ แต่ละตัวอย่างแสดงเวิร์กโฟลว์หลักประเภทหนึ่งที่เอเจนต์ทำได้ เครื่องมือ ข้อมูล และผลลัพธ์อาจแตกต่างกัน แต่รูปแบบพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม
เวิร์กโฟลว์ | วิธีทำงาน | ตัวอย่างการใช้งาน |
|---|---|---|
การสรุปข้อมูล ดึงข้อมูลจากหลายแหล่ง กลั่นกรอง และเรียบเรียงให้อยู่ในรูปแบบที่พร้อมใช้ตัดสินใจ | 1) รวบรวมข้อมูล 2) เปรียบเทียบและดึงสัญญาณสำคัญ 3) สรุปให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย 4) แชร์เป็นเอกสาร บันทึก หรือรายงานสรุป | ฝ่ายขาย: จัดทำสรุปข้อมูลลูกค้าจาก CRM การโทร Slack และข่าว ฝ่ายการตลาด: รวบรวมสรุปแคมเปญหรือคู่แข่งจากข้อมูลวิเคราะห์ โซเชียลมีเดีย และเอกสาร ผู้บริหาร: จัดทำสรุปข่าวสารอุตสาหกรรมรายวันพร้อมคำแนะนำ |
การคัดแยกและส่งต่อ จัดการรายการที่เข้ามาและส่งต่อไปยังขั้นตอนถัดไปที่เหมาะสม | 1) ตรวจสอบรายการที่เข้ามา 2) จัดหมวดหมู่และลำดับความสำคัญ 3) ส่งต่อหรือสร้างชิ้นงานสำหรับขั้นตอนถัดไป 4) แจ้งผู้รับผิดชอบและผู้ส่งคำขอ | ฝ่ายสนับสนุน: แปลงข้อเสนอแนะเป็นรายงานบั๊ก คำขอฟีเจอร์ หรืองานติดตามผล ฝ่ายไอที/ปฏิบัติการ: จัดการคำขอภายในผ่าน Slack และส่งต่อตามความเร่งด่วน ฝ่ายสรรหา: คัดกรองผู้สมัครที่เข้ามาและส่งต่อไปยังกระบวนการที่เหมาะสม |
การวิเคราะห์และให้คำแนะนำ ตีความข้อมูลหรือหลักฐาน สร้างมุมมอง แล้วนำไปจัดทำผลงานฉบับแรก | 1) ดึงข้อมูลต้นทาง 2) วิเคราะห์รูปแบบ ช่องว่าง และข้อดีข้อเสียของทางเลือก 3) จัดทำคำแนะนำ 4) ร่างบันทึก สไลด์นำเสนอ สเปรดชีต หรืออีเมล | ฝ่ายการเงิน: ตรวจสอบงบประมาณเทียบกับยอดจริงและร่างบันทึกถึงผู้จัดการ ฝ่ายผลิตภัณฑ์/วิจัย: วิเคราะห์ข้อเสนอแนะของผู้ใช้และเสนอลำดับความสำคัญ ฝ่ายจัดซื้อ: เปรียบเทียบใบเสนอราคาจากผู้ขาย สร้างตารางประเมินทางเลือก และร่างอีเมลใบสั่งซื้อ |
การสร้างเนื้อหา สร้างหรือปรับปรุงเนื้อหา แล้วปรับให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายหรือช่องทางที่กำหนด | 1) สร้างร่างแรกจากบันทึกหรือข้อมูลต้นฉบับ 2) ปรับน้ำเสียงและตรวจแก้ความถูกต้อง 3) ปรับให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายและช่องทาง 4) เผยแพร่หรือส่ง | ฝ่ายการตลาด: แปลงบรีฟเป็นสื่อสำหรับแคมเปญแล้วส่งต่อเพื่อขอความคิดเห็น ผู้จัดการ: แปลงบันทึกเป็นแผนเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่หรือบทเรียนฝึกอบรม ฝ่ายขาย: เขียนอีเมลติดตามผล สรุปการทบทวนธุรกิจรายไตรมาส หรือสรุปสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย |
การวางแผนและประสานงาน แปลงเป้าหมายเป็นงานที่มีกำหนดเวลาและอัปเดตข้อมูลในระบบ | 1) สร้างแผนตามข้อจำกัด 2) ตรวจสอบงานที่ต้องทำก่อนและความพร้อม 3) ดำเนินการหรือเตรียมดำเนินการ 4) อัปเดตระบบและแจ้งผู้เกี่ยวข้อง | ผู้จัดการโครงการ/หัวหน้าคณะทำงานผู้บริหาร: กันเวลาทำงาน นัดประชุม และอัปเดตเครื่องมือติดตามงาน ฝ่ายจัดกิจกรรม: ประสานงานกิจกรรมนอกสถานที่ การลงทะเบียน หรือแผนการเดินทาง ฝ่ายธุรการ: จัดการแบบฟอร์ม การแจ้งเตือน คำสั่งซื้อ การจอง และการติดตามผล |
คุณอาจเริ่มจากการใช้เอเจนต์ที่องค์กรสร้างไว้แล้ว เริ่มด้วยการทำความเข้าใจว่าเอเจนต์ออกแบบมาให้ทำอะไรได้ดี รองรับงานใด ใช้เครื่องมืออะไร และให้ผลลัพธ์แบบใด
ลองส่งคำขอที่มีความเสี่ยงต่ำสักสองสามรายการเพื่อดูการทำงาน ลองป้อนข้อมูลง่ายๆ ก่อน แล้วตรวจสอบผลลัพธ์เพื่อทำความเข้าใจวิธีที่เอเจนต์จัดการงาน
อย่าลืมว่าแม้แต่เอเจนต์ที่สร้างมาอย่างดีก็ยังได้ประโยชน์จากวิจารณญาณของมนุษย์ คุณมักเป็นคนที่เข้าใจบริบทโดยรวม ผลกระทบที่อาจเกิดจากงาน และลักษณะของคำตอบที่ดี
เมื่อเข้าใจพื้นฐานและพบกรณีใช้งานที่เหมาะสมแล้ว คุณก็เริ่มสร้างเอเจนต์ในเวิร์กสเปซของคุณเองได้ คุณอาจมีทักษะที่สร้างไว้ใน ChatGPT อยู่แล้วด้วยซ้ำ เอเจนต์ในเวิร์กสเปซสามารถใช้ทักษะในคำสั่งได้
หมายเหตุ: ใน ChatGPT Enterprise ผู้ดูแลเวิร์กสเปซเป็นผู้ควบคุมสิทธิ์ในการสร้างเอเจนต์
เริ่มด้วยภาษาธรรมดา: ในแชทของเครื่องมือสร้างเอเจนต์ ให้อธิบายงานที่เอเจนต์ควรทำ ผลลัพธ์ที่ถือว่าสำเร็จ และข้อจำกัดที่ต้องปฏิบัติตาม เครื่องมือสร้างจะแปลงสิ่งนี้เป็นเวิร์กโฟลว์ที่มีขั้นตอนชัดเจน คุณปรับปรุงต่อในแชทหรือแก้ไขเวิร์กโฟลว์และคำสั่งได้โดยตรง
เลือกเครื่องมือและตัวเชื่อมต่อ: เลือกแอปที่ได้รับอนุมัติให้เอเจนต์ใช้ทำงานตามเวิร์กโฟลว์ คุณยังอธิบายระบบที่เอเจนต์ต้องเข้าถึงได้ แล้วเครื่องมือสร้างจะแนะนำขั้นตอนการเพิ่มระบบและยืนยันตัวตน
เลือกทริกเกอร์: กำหนดว่าเอเจนต์ควรทำงานเมื่อใด ทริกเกอร์ของเอเจนต์คือเหตุการณ์ที่ทำให้เอเจนต์เริ่มทำงาน สำหรับเอเจนต์ในเวิร์กสเปซ อาจเริ่มโดยคน (มีผู้ขอให้ทำบางอย่าง) หรือตามกำหนดเวลา (ทำงานตามเวลาที่ตั้งไว้) คุณตั้งค่าทริกเกอร์ด้วยภาษาธรรมดาในแชทของเครื่องมือสร้างเอเจนต์ได้
เพิ่มข้อกำกับ: กำหนดขอบเขต การอนุมัติที่จำเป็น และจุดตรวจสอบโดยมนุษย์สำหรับการดำเนินการที่ละเอียดอ่อน คุณเพิ่มสิ่งเหล่านี้ในแชทของเครื่องมือสร้างเอเจนต์ได้โดยตรง แล้วเครื่องมือสร้างจะปรับคำสั่งให้
การสร้างเอเจนต์ได้ผลดีที่สุดเมื่อทดสอบและปรับปรุงซ้ำ ใน ChatGPT เครื่องมือสร้างเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้ ขณะทดสอบเอเจนต์ ใช้บทสนทนาเพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้น หาปัญหา และปรับปรุงคำสั่งทีละขั้น
เริ่มจากตัวอย่างที่ใกล้เคียงงานจริงสักสองสามรายการ ทั้งคำขอที่ตรงไปตรงมาและคำขอที่ยุ่งยากกว่าเพราะขาดบริบทหรือมีความกำกวม วิธีนี้ช่วยให้คุณเห็นการทำงานของเอเจนต์และจุดที่อาจต้องเพิ่มความชัดเจนให้คำสั่งหรือข้อกำกับ
ระหว่างทดสอบเอเจนต์ เป็นเรื่องปกติที่เวอร์ชันแรกจะยังไม่สมบูรณ์แบบ หากมีบางอย่างไม่เป็นไปตามคาด คุณปรับปรุงได้ด้วยสองวิธีที่มีประสิทธิภาพ
ปรับคำสั่งโดยตรง: แก้ไขจุดเล็กๆ อย่างเจาะจงในตัวแก้ไข เช่น ชี้แจงขั้นตอน ปรับรูปแบบผลลัพธ์ หรือเพิ่มข้อจำกัด
แนะนำด้วยภาษาธรรมชาติ: หากปัญหายังไม่ชัดเจน ให้สนทนากับเครื่องมือสร้างเพื่อหาทางแก้ คุณชี้สิ่งที่เอเจนต์พลาด ถามคำถามปลายเปิด หรือให้เอเจนต์อธิบายการให้เหตุผลเพื่อหาช่องว่างในคำสั่งได้
หลังแก้ไข ให้ทดสอบอีกครั้งเพื่อยืนยันว่าการปรับปรุงได้ผล
เอเจนต์ในเวิร์กสเปซออกแบบมาสำหรับงานที่ทำร่วมกันและทำซ้ำได้ การแชร์เอเจนต์ช่วยให้ทีมมีวิธีทำงานที่สม่ำเสมอ แทนที่จะคิดกระบวนการใหม่ทุกครั้ง
เมื่อแชร์เอเจนต์ ให้ระบุชัดเจนว่ามีไว้ทำอะไร ในคำอธิบาย ให้ระบุงานที่เอเจนต์จัดการ ควรใช้เมื่อใด ต้องป้อนข้อมูลอะไร และคาดหวังผลลัพธ์แบบใดได้ เอเจนต์ที่แชร์จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์เฉพาะที่เกิดขึ้นเป็นประจำและทีมเข้าใจอยู่แล้ว การใส่พรอมป์ต์ตัวอย่างหนึ่งหรือสองรายการยังช่วยให้คนอื่นเห็นจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนและเริ่มใช้งานได้ราบรื่นขึ้น
อย่าลืมว่าผู้ดูแลเวิร์กสเปซจัดการสิทธิ์ใช้ตัวเชื่อมต่อและฟีเจอร์ผ่านการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) สมาชิกทีมจึงอาจต้องมีสิทธิ์ที่เหมาะสมเพื่อให้เอเจนต์ทำงานกับระบบอย่าง Slack, Gmail หรือเครื่องมืออื่นได้
ดูเครื่องมือและคำแนะนำที่เกี่ยวข้องได้ที่ OpenAI Frontier
