Sử dụng kỹ năng
Tạo quy trình có thể tái sử dụng để hướng dẫn ChatGPT thực hiện các nhiệm vụ lặp lại.
Kỹ năng biến cách làm việc hiện tại của bạn thành các quy trình có thể tái sử dụng mà ChatGPT luôn thực hiện nhất quán. Nhờ đó, bạn bớt phải giải thích lại các bước, định dạng và yêu cầu, để tập trung hơn vào việc tạo ra kết quả tốt.
Nếu bạn từng phải dùng lại cùng một câu lệnh hoặc dán đi dán lại cùng một mẫu, kỹ năng được thiết kế để giải quyết điều đó.
Kỹ năng là một quy trình có thể tái sử dụng và chia sẻ, hướng dẫn ChatGPT thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Thay vì mỗi lần đều bắt đầu từ đầu, bạn chỉ cần xác định quy trình một lần để áp dụng nhất quán mỗi khi cần thực hiện nhiệm vụ đó.
Một kỹ năng thường bao gồm:
Tên và mô tả: Giúp ChatGPT nhận biết khi nào nên dùng kỹ năng.
Hướng dẫn quy trình: Hướng dẫn từng bước thực hiện quy trình, thường được viết trong tệp có tên SKILL.md.
Tài nguyên: Những tài liệu và nguồn lực cần cho quy trình, như mẫu, ví dụ, hướng dẫn thương hiệu, lược đồ hoặc quyền truy cập công cụ.
Kỹ năng hữu ích nhất khi ChatGPT cần tuân theo một phương pháp có thể lặp lại để cho ra kết quả tốt, nhất là với nhiệm vụ có nhiều bước, định dạng có cấu trúc hoặc yêu cầu cụ thể.
Kỹ năng giúp:
Đảm bảo tính nhất quán: Hạn chế bỏ sót nội dung, sai lệch giọng điệu hay định dạng và bám sát hơn vào định dạng mong muốn.
Tích hợp sẵn phương pháp thực hành tốt: Dễ dùng hằng ngày, đồng thời dựa trên quy trình đã được chuyên gia lĩnh vực phê duyệt.
Chia sẻ cách làm: Các nhóm có thể dùng chung quy trình chuẩn ngay trong ChatGPT thay vì dựa vào kiến thức truyền miệng hoặc chưa được ghi chép.
Tái sử dụng ở nhiều nơi: Tạo một lần và áp dụng cho nhiều cuộc trò chuyện, nhiều mục đích sử dụng.
Tệp SKILL.md là cẩm nang của kỹ năng: một bộ hướng dẫn dạng văn bản thuần, chỉ cho ChatGPT cách thực hiện quy trình một cách nhất quán. Tệp được viết bằng Markdown (phần “.md”), một kiểu định dạng gọn nhẹ dùng các ký hiệu đơn giản như “#” cho tiêu đề và “-” cho danh sách, giúp bạn dễ đọc và chỉnh sửa tệp bằng hầu hết các công cụ.
Vì là văn bản thuần dùng Markdown, SKILL.md có thể dùng trên nhiều công cụ. Bạn có thể chia sẻ, quản lý phiên bản và tái sử dụng tệp giữa các công cụ. Định dạng này cũng được thiết kế theo một tiêu chuẩn mở(mở trong cửa sổ mới), nên bạn có thể gặp những cách triển khai tương tự trên các ứng dụng và nền tảng AI khác.
Một tệp SKILL.md thường xác định:
Chức năng của kỹ năng
Đầu vào cần có
Hướng dẫn từng bước
Định dạng đầu ra bắt buộc
Các bước kiểm tra cuối trước khi hoàn tất
Để tạo kỹ năng đầu tiên, hãy chọn việc bạn vốn làm thường xuyên, nhất là việc đòi hỏi tính nhất quán. Ví dụ: báo cáo hằng tháng, cập nhật định kỳ cho lãnh đạo hoặc bản tóm tắt đáp ứng yêu cầu tuân thủ.
Hãy xác định rõ đầu vào (những gì người dùng thường cung cấp như tệp, liên kết, bối cảnh, trường dữ liệu), đầu ra (định dạng, giọng điệu và độ dài mong muốn của sản phẩm cuối) cùng các giới hạn (những gì bắt buộc phải có và những gì không được xảy ra).
Kỹ năng thường có một số dạng sau:
Quy trình có thể tái sử dụng (quy trình nhiều bước): Nhiệm vụ đòi hỏi đúng trình tự và tuân theo hướng dẫn đã xác định, chẳng hạn lập báo cáo đáp ứng yêu cầu tuân thủ, xử lý logic đối soát tài chính hoặc tạo báo cáo cho lãnh đạo từ nhiều nguồn dữ liệu.
Quy trình dựa trên công cụ (sử dụng hệ thống nhất quán): Công việc cần lấy hoặc kết hợp thông tin một cách đáng tin cậy từ các công cụ hay hệ thống cụ thể, chẳng hạn dùng Gong để rút ra thông tin chuyên sâu về khách hàng hoặc tạo bản tóm tắt từ các nguồn dữ liệu đã kết nối.
Quy ước và tiêu chuẩn (giọng văn, cấu trúc, mức chất lượng): Quy trình đảm bảo giọng điệu, định dạng hoặc chất lượng nhất quán ngay cả khi nội dung thay đổi, chẳng hạn soạn bài blog theo hướng dẫn văn phong và tài liệu hỗ trợ.
Mẹo thiết kế: Kỹ năng thường hiệu quả nhất khi là những thành phần nhỏ có thể kết hợp linh hoạt, thay vì một kỹ năng đồ sộ xử lý từ đầu đến cuối. Với quy trình phức tạp, hãy cân nhắc chia thành các kỹ năng nhỏ hơn.
Nếu mới bắt đầu tạo kỹ năng, hãy mở cuộc trò chuyện mới và nhập câu lệnh “Tạo cho tôi một kỹ năng…” vào ChatGPT. Bạn cũng có thể tạo kỹ năng bên ngoài ChatGPT rồi tải lên(mở trong cửa sổ mới).
Yêu cầu ChatGPT tạo một kỹ năng, rồi bổ sung mô tả kỹ năng bạn muốn tạo vào phần còn lại của câu lệnh. Một bộ hướng dẫn tốt thường bao gồm:
Công việc cần hoàn thành
Đầu vào cần có
Quy trình từng bước (nên đánh số các bước)
Định dạng đầu ra bắt buộc (nên tải lên ví dụ minh họa)
Các bước kiểm tra chất lượng cuối
Mẹo: Phác thảo quy trình bằng cách trò chuyện hoặc đọc cho ChatGPT ghi lại có thể giúp bạn tạo bản đầu tiên nhanh hơn.
ChatGPT sẽ tạo bản nháp kỹ năng và đưa ra tùy chọn cài đặt. Xem lại bản nháp, chỉnh sửa hướng dẫn nếu cần, rồi chọn Cài đặt để thêm kỹ năng vào không gian làm việc.
Khi kỹ năng được bật trong không gian làm việc, ChatGPT có thể tự động dùng kỹ năng phù hợp, hoặc bạn có thể chọn kỹ năng cụ thể bằng cách nhắc đến kỹ năng đó với ký hiệu @.
Nếu cài đặt không gian làm việc cho phép, bạn có thể chia sẻ kỹ năng với người khác trong cùng không gian làm việc, hoặc thậm chí cài đặt giúp họ. Lưu ý rằng chủ sở hữu không gian làm việc có toàn quyền quyết định ai được chia sẻ và cài đặt kỹ năng.
Các công cụ này phục vụ những mục đích khác nhau nhưng bổ trợ cho nhau. Có thể hiểu đơn giản vai trò của từng công cụ như sau:
Kỹ năng: Quy trình có thể tái sử dụng, hướng dẫn ChatGPT hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể
GPT: Phiên bản ChatGPT tùy chỉnh theo mục tiêu, giúp mở rộng chuyên môn của nhóm hoặc hỗ trợ các dự án có thời hạn
Dự án: Các nhóm có thể làm việc trên cùng bối cảnh, tệp và cuộc trò chuyện để đạt mục tiêu chung
Tham khảo thêm ví dụ về từng loại kỹ năng cho các vai trò khác nhau.
Phòng ban | Kỹ năng quy trình tái sử dụng | Kỹ năng dựa trên công cụ | Kỹ năng về quy ước/tiêu chuẩn |
|---|---|---|---|
Tiếp thị | campaign-brief-builder Tạo một kỹ năng biến ý tưởng tiếp thị sơ bộ thành bản đề cương chiến dịch hoàn chỉnh, gồm mục tiêu, đối tượng, thông điệp chính, các kênh và tiến độ. | multi-channel-performance-digest Tạo một kỹ năng lấy các chỉ số chính từ nguồn phân tích đã kết nối và soạn bản tổng kết hiệu quả đa kênh hằng tuần, kèm nhận định và hành động đề xuất. | brand-voice-content-polish Tạo một kỹ năng viết lại bản nháp tiếp thị theo giọng điệu thương hiệu và cấu trúc nội dung chuẩn của chúng tôi. |
Bán hàng | discovery-to-next-steps Tạo một kỹ năng chuyển ghi chú cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu thành bản tổng hợp vấn đề khách hàng gặp phải, đánh giá mức độ phù hợp và kế hoạch rõ ràng cho các bước tiếp theo. | sf-opportunity-health-check Tạo một kỹ năng xem xét các trường cơ hội bán hàng và hoạt động gần đây trên Salesforce, cùng ghi chú cuộc gọi nếu đã kết nối, để cảnh báo rủi ro giao dịch và đề xuất hành động. | outbound-email-personalization-style Tạo một kỹ năng soạn email chủ động chào hàng theo cấu trúc, giọng điệu và độ dài mà nhóm chúng tôi ưa dùng. |
Tài chính | monthly-close-narrative Tạo một kỹ năng soạn báo cáo khóa sổ hằng tháng, tóm tắt nguyên nhân chênh lệch, rủi ro chính và những quyết định cần đưa ra. | budget-vs-actuals-explainer Tạo một kỹ năng lấy số liệu ngân sách và thực tế từ bảng tính hoặc hệ thống tài chính đã kết nối, rồi giải thích chênh lệch bằng ngôn ngữ dễ hiểu. | finance-memo-standard Tạo một kỹ năng trình bày nội dung phân tích tài chính thành bản ghi nhớ theo định dạng nhất quán, gồm giả định, phương pháp, kết quả và phân tích độ nhạy. |
Kỹ thuật | design-doc-to-plan Tạo một kỹ năng chuyển tài liệu thiết kế thành kế hoạch triển khai với các mốc, người phụ trách, yếu tố phụ thuộc và câu hỏi chưa có lời giải. | jira-sprint-planner-from-notes Tạo một kỹ năng chuyển ghi chú lập kế hoạch sprint thành các epic và story sẵn sàng đưa vào Jira, kèm tiêu chí nghiệm thu và chỗ điền ước tính. | pr-description-and-changelog-style Tạo một kỹ năng chuẩn hóa mô tả pull request và ghi chú phát hành theo quy ước kỹ thuật của chúng tôi. |
Vận hành | ops-playbook-writer Tạo một kỹ năng chuyển quy trình vận hành thành quy trình thao tác chuẩn, gồm các bước, khâu bàn giao, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và cách xử lý ngoại lệ. | ops-report-from-sheets Tạo một kỹ năng lấy KPI vận hành từ bảng tính đã kết nối và soạn báo cáo vận hành hằng tuần. | ops-update-template Tạo một kỹ năng viết bản cập nhật vận hành theo định dạng nhất quán, nêu rõ thay đổi, tác động, hành động và người phụ trách. |
Thành công của khách hàng | qbr-storyline-builder Tạo một kỹ năng xây dựng đề cương đánh giá kinh doanh hằng quý (QBR), gồm kết quả, mức độ sử dụng, giá trị mang lại, rủi ro và kế hoạch gia hạn. | account-brief-from-systems Tạo một kỹ năng lấy thông tin khách hàng từ CRM, dữ liệu cuộc gọi và dữ liệu sử dụng đã kết nối để lập bản tóm tắt khách hàng và đề xuất ưu tiên. | customer-comms-tone-guide Tạo một kỹ năng soạn email cho khách hàng theo giọng điệu chúng tôi mong muốn—rõ ràng, thẳng thắn và chuyên nghiệp—với các mục chuẩn. |
CNTT | incident-postmortem-writer Tạo một kỹ năng viết báo cáo phân tích sau sự cố theo tinh thần không đổ lỗi, gồm diễn biến theo thời gian, nguyên nhân gốc rễ và biện pháp phòng ngừa. | servicenow-ticket-triage Tạo một kỹ năng tóm tắt các phiếu yêu cầu mới trên ServiceNow hoặc phiếu yêu cầu CNTT tương tự, đồng thời đề xuất nơi xử lý, mức ưu tiên và hành động tiếp theo. | it-change-communication-template Tạo một kỹ năng viết thông báo thay đổi CNTT, dùng cách diễn đạt nhất quán về rủi ro, thời điểm và tác động đến người dùng. |
Pháp chế | contract-review-summary Tạo một kỹ năng lập bản tóm tắt rà soát hợp đồng có cấu trúc, nêu các vấn đề, phương án đàm phán thay thế và những sửa đổi được yêu cầu. | policy-qa-from-knowledgebase Tạo một kỹ năng tra cứu và tóm tắt nội dung chính sách từ các nguồn tri thức pháp lý đã kết nối, đồng thời trích dẫn các mục liên quan. | legal-memo-standard Tạo một kỹ năng soạn bản ghi nhớ pháp lý nội bộ theo định dạng nhất quán, gồm câu hỏi, câu trả lời ngắn, phân tích và khuyến nghị. |
Nhân sự | interview-kit-builder Tạo một kỹ năng xây dựng phiếu chấm điểm ứng viên, câu hỏi phỏng vấn và bộ tiêu chí đánh giá từ phạm vi công việc của vị trí. | job-post-from-requisition Tạo một kỹ năng lấy thông tin vị trí từ Workday hoặc hệ thống tương tự, rồi soạn tin tuyển dụng cùng đoạn giới thiệu ngắn để tiếp cận ứng viên. | people-comms-style Tạo một kỹ năng viết thông báo nhân sự theo giọng điệu chuẩn của chúng tôi, dùng cách diễn đạt hòa nhập và phù hợp với yêu cầu tuân thủ. |
Quản lý | weekly-status-multi-format Tạo một kỹ năng chuyển các cập nhật thô của nhóm thành ba đầu ra: bản cập nhật cho nhóm, bản tóm tắt cho lãnh đạo và ghi chú về rủi ro cùng các đề nghị hỗ trợ. | team-health-digest Tạo một kỹ năng thu thập thông tin từ các công cụ đã kết nối như Jira, Sheets và Slack để tóm tắt tiến độ của nhóm, trở ngại và trọng tâm hiện tại. | 1on1-agenda-template Tạo một kỹ năng lập chương trình họp 1:1 nhất quán, gồm câu hỏi gợi mở để hướng dẫn nhân viên, mục tiêu và các việc cần theo dõi tiếp. |
Lãnh đạo điều hành | exec-decision-brief Tạo một kỹ năng chuyển thông tin đầu vào lộn xộn thành bản tóm tắt hỗ trợ ra quyết định dài một trang, gồm các lựa chọn, sự đánh đổi và khuyến nghị. | exec-briefing-from-systems Tạo một kỹ năng thu thập thông tin từ nhiều bộ phận qua các nguồn đã kết nối để soạn bản cập nhật hằng ngày hoặc hằng tuần cho lãnh đạo. | board-readout-style Tạo một kỹ năng viết bản cập nhật sẵn sàng trình hội đồng quản trị, với cấu trúc rõ gọn, ưu tiên số liệu và hạn chế thuật ngữ chuyên môn. |
