Tác nhân trong không gian làm việc
Tìm hiểu, xây dựng và sử dụng tác nhân cho công việc lặp lại trong ChatGPT.
Hầu hết người dùng ChatGPT đã biết cách dùng AI cho các tác vụ riêng lẻ như soạn thảo, tóm tắt, lên ý tưởng hoặc trả lời câu hỏi. Ở giai đoạn tiếp theo, AI sẽ được ứng dụng rộng hơn và gắn sâu hơn với công việc hằng ngày. Thay vì chỉ hỗ trợ từng việc riêng lẻ, AI ngày càng được dùng cho các quy trình lặp lại, dựa vào hệ thống dùng chung, cách bàn giao chuẩn, đầu ra nhất quán và các ràng buộc thực tế về thời gian, độ chính xác và quy trình.
Đó chính là vai trò của tác nhân trong không gian làm việc trên ChatGPT. Chúng được thiết kế cho các quy trình lặp lại—những việc mà nếu không có chúng, bạn phải làm thủ công, giải thích lại từng bước mỗi lần và sao chép thông tin giữa các công cụ. Tìm hiểu thêm về tác nhân trong không gian làm việc qua bài viết trên blog của chúng tôi.
Nếu bạn mới làm quen với việc xây dựng tác nhân, hãy tìm hiểu các khái niệm cốt lõi trước để biết cách thiết lập tác nhân trong không gian làm việc nhằm đạt kết quả nhất quán.
Nhìn chung, tác nhân là hệ thống thực hiện nhiệm vụ với ba thành phần: điều kiện kích hoạt, quy trình có thể bao gồm các kỹ năng chuyên biệt, và các công cụ hoặc hệ thống mà tác nhân có thể kết nối.
Thành phần | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
Điều kiện kích hoạt | Điều gì khởi động tác nhân | Lịch chạy (“Mỗi ngày trong tuần lúc 9 giờ sáng”) hoặc chạy thủ công (“Chạy ngay”). |
Quy trình và kỹ năng | Các bước tác nhân thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ theo mong đợi của bạn | Xem xét đầu vào, kiểm tra thông tin còn thiếu, soạn bản nháp kết quả rồi bàn giao hoặc thực hiện hành động tiếp theo. |
Công cụ và hệ thống | Các công cụ và tích hợp đã được phê duyệt mà tác nhân có thể dùng để thu thập thông tin và thực hiện hành động nếu được phép. | Slack, CRM, tài liệu nội bộ, hệ thống quản lý phiếu yêu cầu hoặc tài liệu dùng chung |
Tác nhân hữu ích nhất khi công việc có các đặc điểm sau:
Lặp lại: Cùng một nhiệm vụ xuất hiện thường xuyên
Có cấu trúc: Đầu ra có định dạng rõ ràng (để bạn biết tác nhân có làm tốt hay không)
Theo thời gian hoặc sự kiện: Chạy định kỳ hoặc được kích hoạt bởi một sự kiện
Dựa vào công cụ: Cần đọc hoặc ghi dữ liệu trong các hệ thống nhóm bạn sử dụng
Với việc tư duy mở, lên ý tưởng hoặc viết để khám phá ý tưởng, trò chuyện thông thường thường phù hợp hơn—nhất là với các tác vụ riêng lẻ.
Tác nhân cũng khác với các quy trình API truyền thống mà bạn có thể từng xây dựng. Quy trình truyền thống trong các công cụ khác thường mang tính tất định: từng bước được xác định rõ và hệ thống luôn đi theo cùng một luồng, trừ khi bạn thay đổi logic. Tác nhân thiên về tính xác suất hơn. Chúng vẫn hoạt động trong phạm vi hướng dẫn, công cụ và các rào chắn an toàn, nhưng dùng mô hình để hiểu ngữ cảnh, ra quyết định trong giới hạn và điều chỉnh cách xử lý công việc.
Một cách hữu ích để thiết kế tác nhân trong không gian làm việc là chia tác nhân thành từng phần. Hãy nghĩ đến những điều cần làm rõ trước khi giao việc cho một người: trách nhiệm, thời điểm bắt đầu, khi nào cần tạm dừng hoặc dừng hẳn, công cụ và thông tin được phép dùng, quy trình cần theo và quy tắc phải tuân thủ.
Tác nhân có thể cần quyền truy cập plugin. Tìm hiểu thêm về plugin trong ChatGPT.
Xem một số ví dụ phân tích thành phần của tác nhân dưới đây:
Tác nhân tổng hợp chiến dịch tiếp thị | Tác nhân phân loại phản hồi sản phẩm | Tác nhân tổng hợp tình hình cơ hội bán hàng | |
|---|---|---|---|
Mục tiêu: Mục tiêu tổng thể của tác nhân là gì? | Phân tích hiệu quả chiến dịch và đề xuất cách tối ưu | Tổng hợp phản hồi mới về sản phẩm và chuyển đến đúng người phụ trách | Theo dõi thay đổi trong các cơ hội bán hàng, chỉ ra rủi ro và cơ hội |
Điều kiện kích hoạt: Điều gì khởi động công việc? | Mỗi thứ Hai lúc 10 giờ sáng | Biểu mẫu được gửi từ Slack | Mỗi ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu lúc 8 giờ sáng |
Quy trình: Tác nhân cần thực hiện những bước nào? | Lấy KPI, xác định xu hướng, soạn bản tóm tắt, đề xuất bước tiếp theo, phân công người phụ trách | Xem xét phản hồi, nhóm các mục liên quan, tóm tắt chủ đề chính, đề xuất người phụ trách xử lý tiếp | Xem xét các cơ hội bán hàng, đánh dấu rủi ro, đề xuất bước tiếp theo |
Công cụ: Bạn cần truy cập hệ thống hoặc ứng dụng nào? | Công cụ phân tích và tài liệu tổng hợp dùng chung | Slack, hệ thống quản lý phiếu yêu cầu và tài liệu tổng hợp | CRM, email hoặc Slack và công cụ theo dõi cơ hội bán hàng |
Quản trị: Bạn cần những biện pháp kiểm soát nào? Khi nào tác nhân cần dừng và chuyển lên cấp có thẩm quyền? | Soạn đề xuất; cần được phê duyệt trước khi thay đổi ngân sách | Tạo bản nháp phiếu yêu cầu; chuyển vấn đề ưu tiên cao lên cấp có thẩm quyền; cần được phê duyệt trước khi gửi | Soạn nhận định và đề xuất; thông báo cho người phụ trách; không chủ động liên hệ trực tiếp khi chưa được phê duyệt |
Có thể xem các ví dụ dưới đây là mẫu quy trình của tác nhân: những cách làm việc phổ biến, lặp lại ở nhiều nhóm và bộ phận. Mỗi ví dụ đại diện cho một loại quy trình cốt lõi mà tác nhân có thể thực hiện. Công cụ, dữ liệu và đầu ra cụ thể có thể khác nhau, nhưng cách thực hiện cơ bản vẫn nhất quán.
Quy trình | Cách hoạt động | Ví dụ ứng dụng |
|---|---|---|
Báo cáo tóm tắt Thu thập thông tin từ nhiều nguồn, chắt lọc và trình bày thành tài liệu có thể dùng ngay để ra quyết định. | 1) Thu thập đầu vào 2) So sánh và rút ra các dấu hiệu quan trọng 3) Tóm tắt phù hợp với người đọc 4) Chia sẻ dưới dạng tài liệu, bản ghi nhớ hoặc báo cáo tóm tắt | Bán hàng: Lập báo cáo tóm tắt về khách hàng từ CRM, cuộc gọi, Slack và tin tức. Tiếp thị: Tổng hợp báo cáo về chiến dịch hoặc đối thủ từ dữ liệu phân tích, mạng xã hội và tài liệu. Lãnh đạo: Lập báo cáo ngành hằng ngày kèm đề xuất |
Phân loại và chuyển xử lý Xử lý các mục được gửi đến và bảo đảm chúng được chuyển sang bước tiếp theo phù hợp | 1) Xem xét các mục được gửi đến 2) Phân loại và xác định mức ưu tiên 3) Chuyển xử lý hoặc tạo tài liệu cho bước tiếp theo 4) Thông báo cho người phụ trách và người yêu cầu | Hỗ trợ: Chuyển phản hồi thành báo cáo lỗi, yêu cầu tính năng hoặc việc cần xử lý tiếp. CNTT/Vận hành: Xử lý yêu cầu nội bộ trong Slack và chuyển tiếp theo mức độ khẩn cấp. Tuyển dụng: Sàng lọc ứng viên ứng tuyển và chuyển họ vào quy trình phù hợp. |
Phân tích và đề xuất Diễn giải dữ liệu hoặc bằng chứng, hình thành nhận định và chuyển thành sản phẩm công việc ban đầu. | 1) Lấy dữ liệu nguồn 2) Phân tích quy luật, thiếu sót và các lựa chọn đánh đổi 3) Xây dựng đề xuất 4) Soạn bản ghi nhớ, bản trình chiếu, bảng tính hoặc email | Tài chính: Đối chiếu ngân sách với số liệu thực tế và soạn bản ghi nhớ cho quản lý. Sản phẩm/Nghiên cứu: Phân tích phản hồi người dùng và đề xuất các ưu tiên. Thu mua: So sánh báo giá nhà cung cấp, lập ma trận quyết định và soạn email đặt hàng. |
Sáng tạo nội dung Tạo hoặc cập nhật nội dung, rồi điều chỉnh cho phù hợp với đối tượng hoặc kênh cụ thể. | 1) Tạo bản nháp đầu tiên từ ghi chú hoặc tài liệu nguồn 2) Biên tập giọng văn và kiểm tra độ chính xác 3) Điều chỉnh theo đối tượng và kênh 4) Xuất bản hoặc gửi | Tiếp thị: Chuyển bản mô tả yêu cầu thành nội dung cho chiến dịch và gửi lấy ý kiến. Quản lý: Chuyển ghi chú thành kế hoạch hội nhập cho nhân viên mới hoặc học phần đào tạo. Bán hàng: Viết email trao đổi tiếp, bản tổng kết kinh doanh hằng quý hoặc bản tóm tắt cho các bên liên quan. |
Lập kế hoạch và điều phối Chuyển mục tiêu thành công việc có lịch trình và các cập nhật trong hệ thống | 1) Lập kế hoạch dựa trên các ràng buộc 2) Kiểm tra các yếu tố phụ thuộc và lịch trống 3) Thực hiện hoặc chuẩn bị hành động 4) Cập nhật hệ thống và thông báo cho mọi người | Quản lý dự án/Chánh văn phòng: Dành khung giờ làm việc, lên lịch họp và cập nhật công cụ theo dõi. Sự kiện: Điều phối hoạt động ngoài văn phòng, đăng ký hoặc kế hoạch đi lại. Hành chính: Quản lý biểu mẫu, lời nhắc, đơn hàng, đặt chỗ và việc cần xử lý tiếp. |
Bạn có thể bắt đầu bằng cách dùng các tác nhân mà tổ chức đã xây dựng. Trước tiên, hãy hiểu tác nhân được thiết kế để làm tốt việc gì: hỗ trợ nhiệm vụ nào, dùng công cụ gì và tạo ra loại đầu ra nào.
Bắt đầu với vài yêu cầu ít rủi ro để xem tác nhân hoạt động ra sao. Thử đầu vào đơn giản trước, rồi xem lại kết quả để hiểu cách tác nhân tiếp cận nhiệm vụ.
Hãy nhớ rằng ngay cả tác nhân được xây dựng tốt vẫn cần khả năng phán đoán của con người. Bạn thường là người hiểu bối cảnh rộng hơn, tầm quan trọng của nhiệm vụ và thế nào là một câu trả lời tốt.
Khi đã nắm kiến thức cơ bản và xác định được trường hợp sử dụng phù hợp, bạn có thể bắt đầu xây dựng tác nhân riêng trong không gian làm việc. Thậm chí bạn có thể đã tạo sẵn các kỹ năng trong ChatGPT. Tác nhân trong không gian làm việc có thể sử dụng kỹ năng trong phần hướng dẫn.
Lưu ý: trong ChatGPT Enterprise, quản trị viên không gian làm việc kiểm soát quyền xây dựng tác nhân.
Bắt đầu bằng ngôn ngữ thông thường: Trong cuộc trò chuyện với trình tạo tác nhân, hãy mô tả công việc tác nhân cần làm, kết quả mong muốn và các ràng buộc cần tuân thủ. Trình tạo có thể chuyển mô tả này thành quy trình rõ ràng với các bước cụ thể. Bạn có thể tiếp tục tinh chỉnh qua trò chuyện hoặc sửa trực tiếp quy trình và hướng dẫn.
Chọn công cụ và trình kết nối: Chọn các ứng dụng đã được phê duyệt mà tác nhân có thể dùng để hoàn thành quy trình. Bạn cũng có thể mô tả các hệ thống tác nhân cần truy cập; trình tạo sẽ hướng dẫn bạn thêm và xác thực các hệ thống đó.
Chọn điều kiện kích hoạt: Quyết định khi nào tác nhân nên chạy. Điều kiện kích hoạt là sự kiện khiến tác nhân bắt đầu chạy. Tác nhân trong không gian làm việc có thể được kích hoạt bởi con người (khi có người yêu cầu làm việc gì đó) hoặc theo lịch (chạy vào thời điểm đã định). Bạn có thể thiết lập điều kiện kích hoạt bằng ngôn ngữ thông thường trong cuộc trò chuyện với trình tạo tác nhân.
Thêm rào chắn an toàn: Đặt giới hạn, yêu cầu phê duyệt và các điểm kiểm tra có con người tham gia cho hành động nhạy cảm. Bạn có thể thêm các yêu cầu này ngay trong cuộc trò chuyện; trình tạo tác nhân sẽ sửa hướng dẫn tương ứng.
Việc xây dựng tác nhân hiệu quả nhất khi được thực hiện qua nhiều vòng cải tiến. Trong ChatGPT, trình tạo là một phần của chu trình đó. Khi kiểm thử tác nhân, hãy dùng cuộc trò chuyện để hiểu điều đã xảy ra, phát hiện vấn đề và từng bước tinh chỉnh hướng dẫn.
Bắt đầu với vài ví dụ thực tế, gồm cả yêu cầu đơn giản lẫn yêu cầu phức tạp hơn, thiếu ngữ cảnh hoặc mơ hồ. Nhờ đó, bạn sẽ thấy cách tác nhân hoạt động và những chỗ có thể cần hướng dẫn hoặc rào chắn an toàn rõ ràng hơn.
Khi kiểm thử, bạn nên xác định rằng phiên bản tác nhân đầu tiên sẽ chưa hoàn hảo. Nếu thấy điểm chưa ổn, bạn có hai cách hiệu quả để cải thiện.
Cập nhật trực tiếp hướng dẫn: Thực hiện các thay đổi nhỏ, cụ thể trong trình chỉnh sửa, như làm rõ một bước, đổi định dạng đầu ra hoặc thêm ràng buộc.
Hướng dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên: Khi vấn đề chưa rõ, hãy trao đổi với trình tạo để tìm cách giải quyết. Bạn có thể chỉ ra điều tác nhân bỏ sót, đặt câu hỏi mở hoặc yêu cầu giải thích quá trình suy luận để tìm những thiếu sót trong hướng dẫn.
Sau khi sửa, hãy kiểm thử lại để xác nhận bản cập nhật có hiệu quả.
Tác nhân trong không gian làm việc được thiết kế cho công việc chung, có tính lặp lại. Chia sẻ tác nhân giúp nhóm bạn hoàn thành nhiệm vụ theo cách nhất quán, thay vì mỗi lần lại phải xây dựng quy trình từ đầu.
Khi chia sẻ tác nhân, hãy nêu rõ mục đích sử dụng. Trong phần mô tả, hãy nêu nhiệm vụ tác nhân xử lý, khi nào nên dùng, đầu vào cần cung cấp và loại đầu ra có thể mong đợi. Tác nhân dùng chung hiệu quả nhất khi gắn với một quy trình cụ thể, lặp lại mà nhóm đã hiểu rõ. Thêm một hoặc hai câu lệnh mẫu cũng giúp người khác biết bắt đầu từ đâu và dễ làm quen hơn.
Lưu ý rằng quản trị viên không gian làm việc quản lý quyền dùng trình kết nối và tính năng qua cơ chế kiểm soát truy cập dựa trên vai trò. Vì vậy, đồng đội có thể cần quyền phù hợp để tác nhân làm việc với Slack, Gmail hoặc công cụ khác.
Khám phá OpenAI Frontier để tìm các công cụ và hướng dẫn liên quan.
