Viết cùng ChatGPT

ChatGPT có thể hỗ trợ nhiều công việc viết lách thường gặp tại nơi làm việc: soạn thảo từ đầu, viết lại và rút gọn, điều chỉnh giọng điệu cho từng đối tượng, cũng như chuyển ghi chú sơ bộ thành nội dung rõ ràng. Công cụ này đặc biệt hữu ích khi bạn có ít thời gian, chưa biết bắt đầu viết từ đâu hoặc muốn trau chuốt bài viết vừa đủ.

Mẹo: ChatGPT có thể làm việc với tệp đã tải lên hoặc truy cập tệp qua các ứng dụng đã kết nối. Tìm hiểu thêm tại đây.

Hầu hết nội dung viết trong công việc đều có chung mục tiêu: giúp người đọc nhanh chóng hiểu vấn đề và biết cần làm gì tiếp theo. ChatGPT có thể đẩy nhanh những phần thường tốn nhiều thời gian nhất—tìm cách mở đầu ấn tượng, sắp xếp ý và trau chuốt câu chữ—để bạn tập trung vào những quyết định và chi tiết quan trọng.

Công cụ này cũng giúp điều chỉnh giọng điệu hiệu quả cho từng nhóm người đọc. Từ cùng một thông điệp cốt lõi, bạn có thể tạo bản tóm tắt cho lãnh đạo, bản cập nhật cho nhóm hoặc thông báo gửi khách hàng mà không cần viết lại từ đầu.

Dưới đây là quy trình đơn giản phù hợp với hầu hết công việc viết lách:

Lên kế hoạch → Viết nháp → Chỉnh sửa → Định dạng

• Lên kế hoạch: Làm rõ mục tiêu, đối tượng người đọc và “yêu cầu” (điều cần làm tiếp theo)

• Viết nháp: Nhanh chóng tạo bản đầu tiên có thể sử dụng được

• Chỉnh sửa: Làm rõ ý, tăng tính mạch lạc, điều chỉnh giọng điệu và độ dài

• Định dạng: Trình bày phù hợp với kênh sử dụng (email, bản ghi nhớ, câu hỏi thường gặp, nội dung trang chiếu hoặc kịch bản)

ChatGPT hoạt động tốt nhất khi bạn cung cấp bối cảnh và các yêu cầu cụ thể, đồng thời coi kết quả là bản nháp cần xem lại—không phải nội dung đúng tuyệt đối.

Bắt đầu bằng cách mô tả việc cần làm trong một hoặc hai câu. Nội dung này dành cho ai và bạn muốn họ làm gì sau khi đọc? Mục tiêu rõ ràng giúp tạo ra bản nháp tốt hơn.

Tiếp theo, cung cấp nội dung ban đầu cho ChatGPT. Đó có thể là bản nháp sơ bộ, vài gạch đầu dòng, ghi chú cuộc họp hoặc những thông tin chính bắt buộc phải có. Nếu có yêu cầu như tránh biệt ngữ, không nêu tên nội bộ hoặc giữ giọng điệu trung lập, hãy nói rõ.

Sau đó, chỉ định hình thức trình bày. Email, tài liệu một trang, mục câu hỏi thường gặp, nội dung trang chiếu hay kịch bản đều đòi hỏi cách viết khác nhau. Nếu muốn người đọc dễ nắm ý khi đọc lướt, hãy yêu cầu dùng tiêu đề và các đoạn ngắn. Nếu muốn có nội dung sẵn sàng gửi đi, hãy yêu cầu tiêu đề email, phần mở đầu ngắn gọn và bước tiếp theo rõ ràng.

Cuối cùng, tiếp tục chỉnh sửa bằng cách đưa ra phản hồi cụ thể. Yêu cầu chung chung như “viết hay hơn” sẽ kém hiệu quả hơn chỉ dẫn cụ thể như “rút ngắn 25% và làm rõ lời kêu gọi hành động ở cuối”. Vài lượt chỉnh sửa có trọng tâm thường hiệu quả hơn việc yêu cầu một bản nháp hoàn toàn mới mỗi lần.

Xem lại kiến thức cơ bản về kỹ thuật tạo câu lệnh để biết cách viết câu lệnh chất lượng cao.

• Cung cấp nội dung ban đầu nếu có thể (ngay cả bản nháp sơ bộ cũng hữu ích).

• Với bài viết dài, hãy yêu cầu bố cục hoặc dàn ý trước.

• Nêu các yêu cầu như số từ, trình độ đọc hiểu, giọng điệu thương hiệu hoặc những điều nên và không nên làm.

• Nếu muốn hiểu các thay đổi, hãy yêu cầu cả bản chỉnh sửa lẫn phần giải thích ngắn gọn.

• Kiểm chứng thông tin nếu nội dung đề cập đến số liệu, chính sách hoặc nhận định cụ thể.

• Nếu muốn duy trì một phong cách viết cụ thể một cách nhất quán hơn, hãy cân nhắc tạo một kỹ năng.