Gilbert + Tobin đổi mới hoạt động ngành luật với AI

Loạt bài Góc nhìn lãnh đạo của chúng tôi chia sẻ quan điểm từ những nhà lãnh đạo đang thúc đẩy chuyển đổi bằng AI.

Gilbert + Tobin⁠(mở trong cửa sổ mới) là một trong những hãng luật doanh nghiệp hàng đầu tại Úc, hoạt động trong các lĩnh vực thị trường vốn, mua bán và sáp nhập, tranh chấp và công nghệ. Hãng hoạt động trong một ngành nghề dựa trên kiến thức chuyên môn, khả năng phán đoán thận trọng và việc xử lý thông tin nhạy cảm một cách an toàn.

Gilbert + Tobin bắt đầu bằng việc tạo điều kiện cho nhân viên thử nghiệm AI, sau đó triển khai ChatGPT Enterprise, ChatGPT Công việc và Codex để chuyển từ hỗ trợ cá nhân sang các quy trình nhiều bước được xác định rõ, do tác nhân AI thực hiện, với con người chịu trách nhiệm rà soát và phê duyệt.

Chúng tôi đã trò chuyện với Sam Nickless, Luật sư thành viên kiêm Tổng giám đốc điều hành tại Gilbert + Tobin, về việc tiên phong ứng dụng AI, những giá trị ông đang nhận thấy từ AI và lời khuyên dành cho các CEO khác.

Chúng tôi có ba mục tiêu: dùng AI để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, biến Gilbert + Tobin thành nơi làm việc lý tưởng cho nhân viên và khẳng định vững chắc vị thế dẫn đầu trên thị trường.

Giá trị thực sự mà chúng tôi thấy ở AI đến nay không nằm ở việc giảm chi phí hay nhân sự, mà là giúp mọi người có thời gian tập trung vào phần việc cần đến con người hơn: gặp gỡ khách hàng, huấn luyện đội ngũ và dìu dắt những nhà lãnh đạo tương lai của ngành.

Khi ChatGPT mới ra mắt, chúng tôi khuyến khích mọi người thử nghiệm và suy nghĩ xem công cụ này có thể tạo ra giá trị ở đâu. Chúng tôi nêu rõ rằng không được nhập bất kỳ dữ liệu khách hàng hay thông tin mật nào. Điều đó tạo cho mọi người một môi trường an toàn, có giới hạn rõ ràng để thử nghiệm.

Bước tiếp theo là cung cấp một kênh an toàn để tiếp cận AI mạnh mẽ. Chúng tôi triển khai ChatGPT Enterprise trong một môi trường được kiểm soát rồi mở rộng từ đó. Việc có nơi lưu trú dữ liệu tại Úc, các biện pháp bảo vệ theo hợp đồng, quyền truy cập theo vai trò và các công cụ kiểm soát quản trị giúp chúng tôi tự tin mở rộng mà vẫn đáp ứng yêu cầu của mình và khách hàng.

Cơ chế quản trị cần tạo điều kiện cho việc sử dụng có trách nhiệm. Thông điệp của chúng tôi rất đơn giản: dùng AI không phải là gian lận. Đó là một công cụ nữa để mọi người vận dụng khả năng phán đoán của mình. Họ vẫn phải xác định nhiệm vụ, kiểm tra đầu ra và chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.

Lãnh đạo phải tự mình dùng công nghệ: thử nghiệm, khám phá những khả năng mới và tìm hiểu cách dùng nào hiệu quả. Khi mọi người thấy bạn coi trọng AI, điều đó sẽ tạo tinh thần chung và khích lệ họ tìm hiểu, sử dụng công nghệ này.

Chúng tôi không áp đặt chỉ tiêu sử dụng. Thay vào đó, chúng tôi gắn công nghệ với nhu cầu thực tế. Đội ngũ chuyển đổi doanh nghiệp minh họa các quy trình phù hợp với từng bộ phận. Các video, buổi giới thiệu, thử thách và chương trình thưởng sáng kiến AI ngay từ giai đoạn đầu đã giúp khơi gợi ý tưởng trên toàn hãng.

Gilbert + Tobin luôn sẵn sàng đón nhận công nghệ mới. Điều đáng mừng nhất là sự sáng tạo đến từ mọi bộ phận trong tổ chức, chứ không chỉ đội ngũ công nghệ.

Để quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn, tôi tạo một “bản sao số” bằng GPT tùy chỉnh (hiện đang chuyển sang tiện ích bổ sung), sử dụng các bài viết mẫu của tôi, những phản hồi tôi từng nhận được, thông tin về hãng và cách làm việc tôi ưa thích. Ban đầu, đó là công cụ dành riêng cho tôi, nhưng nó trở nên giá trị hơn khi tôi chia sẻ với những người báo cáo trực tiếp cho mình.

Giờ đây, đội ngũ của tôi có thể dùng công cụ này để nhận được phản hồi gần như là “của tôi” qua ChatGPT. Nhờ đó, họ có thể thử đối chiếu ý tưởng với bối cảnh và phong cách làm việc của tôi trước khi trao đổi trực tiếp. Công cụ này không ra quyết định hay phát ngôn thay tôi; nó giúp chúng tôi có nền tảng tốt hơn ngay khi bắt đầu trao đổi.

Tôi cũng dùng ChatGPT Công việc trong quy trình đánh giá thường niên bảo mật dành cho 120 luật sư thành viên của hãng. Tôi yêu cầu công cụ cập nhật các tệp bằng dữ liệu từ một bảng tính, tạo tệp PDF rồi đóng gói tài liệu đã hoàn thiện. Công cụ hoàn thành công việc chỉ trong vài phút.

Với một sản phẩm mạnh mẽ như ChatGPT Công việc, cần có các công cụ kiểm soát quản trị phù hợp ở phía sau. Hiện sản phẩm đã cung cấp dữ liệu sử dụng chi tiết đến từng mức cụ thể. Khi kiểm tra bảng theo dõi mức sử dụng sau đó, tôi thấy chi phí cho công việc đánh giá thường niên ấy là khoảng 62 đô la. Mức chi đó rất xứng đáng với thời gian tôi tiết kiệm được, nhất là khi nếu không có công cụ này, công việc ấy sẽ cần thêm vài người làm trong nhiều ngày.

Hãy bắt đầu bằng việc tự mình sử dụng công nghệ. Thử nghiệm với công việc thực tế, hiểu rõ các giới hạn của công nghệ và cho nhân viên thấy việc học hỏi quan trọng thế nào.

Kết hợp tinh thần dẫn dắt đó với cơ chế quản trị rõ ràng và hỗ trợ thiết thực. Cung cấp cho các nhóm những ví dụ phù hợp với vai trò của họ, tạo cách thử nghiệm ý tưởng an toàn và bảo đảm con người vẫn chịu trách nhiệm về kết quả.

Cơ hội không chỉ dừng ở việc làm cùng một công việc nhanh hơn một chút. Khi được sử dụng hiệu quả, AI có thể nâng cả chất lượng lẫn khối lượng đầu ra của tổ chức, đồng thời giúp mọi người có thêm thời gian cho những công việc phức tạp, mang tính chiến lược, nơi chuyên môn và khả năng phán đoán của họ tạo ra giá trị lớn nhất.

Tìm hiểu thêm về việc Gilbert + Tobin hợp tác với OpenAI qua bài nghiên cứu điển hình tại đây.