管理人員適用的 ChatGPT
運用 ChatGPT 準備對話，更有效地管理團隊工作。
人員管理涉及一連串關鍵時刻：一對一會談、提供意見、聘用決策、績效評核、團隊近況匯報，以及難以啟齒的對話。當中不少工作都在於事前準備與事後跟進，包括記錄聽到的內容、決定下一步行動，以及清晰溝通。
ChatGPT 可以協助處理耗時、重複的部分，例如整理筆記、草擬訊息初稿，以及為一對一會談議程、面試資料套裝、入職計劃和績效紀錄等恆常工作建立可重用的範本。
它不能取代你的判斷，也不能免除你遵守人力資源政策或法律規定的責任，但可以幫助你跨過無從下筆的難關，加快工作進度。
做好對話準備，無須反覆糾結。你知道需要處理甚麼，但規劃如何展開對話卻需要時間：怎樣直說、用哪些例子，以及希望達到甚麼成果。ChatGPT 可以將你的筆記整理成簡單計劃，列出談話重點、要問的問題及明確的下一步，讓你有備而來，不必臨場發揮。
讓文字更清晰、一致，更便於付諸行動。管理人員經常需要撰寫重複而敏感的內容，例如工作意見、期望、職責說明、績效筆記、面試評價及團隊近況。ChatGPT 可以用中立語氣草擬內容具體、結構清晰的初稿，讓你把時間用於核實內容是否準確、公平。
讓全年的「基本管理工作」都有章可循。一對一會談、目標設定、入職安排及績效評核等管理工作，全年都會反覆進行。ChatGPT 有助統一範本和檢查清單，避免遺漏，讓團隊獲得一致的體驗。
範疇 | 常見管理情境 | ChatGPT 可產出的內容 |
|---|---|---|
策略與規劃 | 設定機構的優先事項、訂立目標，並讓團隊與公司策略保持一致。 | 策略計劃、目標與關鍵成果（OKR）、年度或季度路線圖、優先次序框架，以及管理層摘要。 |
團隊績效與發展 | 管理績效、提供意見，以及支援職業發展。 | 績效評核初稿、意見回饋框架、發展計劃、輔導引導問題，以及能力評分準則。 |
招聘與組織設計 | 規劃人手編制、設計團隊架構，以及執行招聘流程。 | 職位說明、面試計劃、人手編制模型、組織架構圖，以及招聘簡報。 |
溝通與共識 | 分享最新進展、釐清資訊，並促進持份者達成共識。 | 管理層近況匯報、全體員工會議講稿、團隊備忘錄、談話重點，以及決策說明。 |
決策與優先次序 | 評估取捨、分配資源，以及作出關鍵決策。 | 決策框架、利弊分析、優先次序矩陣，以及建議備忘錄。 |
會議與定期管理活動 | 主持員工會議、一對一會談，以及管理層檢討會議。 | 議程、一對一會談範本、會議摘要、行動追蹤表，以及跟進訊息。 |
變革管理 | 領導組織變革、推行措施，以及應對阻力。 | 變革計劃、措施推行通訊、持份者關係圖，以及風險緩解策略。 |
業務表現與匯報 | 監察關鍵績效指標（KPI）、檢視成果，並向持份者或董事會匯報。 | 結構清晰的 KPI 儀表板、業務檢討、董事會匯報摘要，以及業務表現說明。 |
文化與員工投入度 | 建立團隊文化、提升員工投入度，以及處理問題。 | 員工投入度調查、文化建設措施、員工表揚計劃，以及管理人員實務指南。 |
風險與上報事項管理 | 處理危機、上報事項，以及敏感情況。 | 上報事項簡報、事故摘要、應對計劃，以及管理層通訊初稿。 |
當你提供真實背景資料，例如一對一會談筆記、項目進度、問卷調查反映的主要議題或職位期望時，ChatGPT 最能發揮效用。
有了具體資料，它便能幫助你整理思路、釐清決策，並產出更優質的內容。長期使用可減輕管理工作的負擔，讓你更專注於輔導、判斷和決策。
評估 ChatGPT 對管理工作流程的影響時，應同時考慮效率與成效。
值得參考的指標包括：在準備一對一會談議程、總結近況、撰寫意見及整合規劃資料等恆常工作上節省了多少時間，以及各項溝通內容的一致性有否提升。
你也可以觀察團隊其後的成果，例如輔導是否更定期、目標是否更清晰、評核準備是否更充分、入職適應是否更快，以及跟進是否更到位。
對領導者而言，最有意義的衡量標準，是管理人員是否減少了行政工作的時間，並將更多時間投入輔導、策略、招聘和團隊發展等高價值活動。
