工作區智能代理
了解、建立及使用 ChatGPT 中的智能代理，處理需要重複執行的工作。
大多數 ChatGPT 用戶已懂得使用 AI 處理一次性任務，例如撰寫草稿、整理摘要、構思點子或回答問題。下一階段，AI 的應用將更廣泛，也會更深入融入日常工作。AI 不再只協助處理個別工作，而是越來越多地用於支援可重複執行的工作流程。這些流程依賴共用系統、標準化交接和一致的輸出，並須符合時間、準確度及程序等實際要求。
這正是 ChatGPT 中的工作區智能代理發揮作用之處。工作區智能代理專為可重複執行的工作流程而設。否則，你就得每次手動完成這些工作，重新解釋步驟，並在不同工具之間複製資訊。閱讀我們的網誌文章，進一步了解工作區智能代理。
如果你剛開始接觸智能代理建立工作，不妨先了解核心概念。這樣，開始建立時，你就會知道如何設定工作區智能代理，讓它持續產出一致的結果。
一般而言，智能代理是執行任務的系統，由三個部分組成：觸發條件、可能包含專門技能的流程，以及可連接的工具或系統。
組成部分 | 說明 | 例子 |
|---|---|---|
觸發條件 | 啟動智能代理的條件 | 排程（「每個工作日上午 9 時」）或手動執行（「立即執行」）。 |
流程與技能 | 智能代理按你的預期完成任務時所遵循的步驟 | 審閱輸入資料、檢查有否遺漏資訊、草擬成果，再交接或採取下一步行動。 |
工具與系統 | 智能代理可用來收集資訊，並在獲准時採取行動的已核准工具及整合功能。 | Slack、客戶關係管理 (CRM) 系統、內部文件、工單系統或共用文件 |
當工作具備以下特點時，智能代理最能發揮效用：
需要重複執行：同一項任務經常出現
有明確結構：輸出有清晰的格式要求，方便你判斷智能代理的表現是否理想
按時間或事件執行：定期執行，或由事件觸發
需要使用工具：需要讀取團隊所用系統的資料，或將資料寫入這些系統
對於開放式思考、腦力激盪或探索性寫作，一般聊天往往更合適，尤其是一次性任務。
智能代理也有別於你過去可能建立過的傳統 API 工作流程。其他工具中的傳統工作流程通常具有確定性，即每個步驟都有明確定義；除非你更改邏輯，否則系統每次都會按相同路徑執行。智能代理則較偏向概率式運作。它們仍會在指令、工具及防護措施的規範下運作，但會運用模型理解情境、在限定範圍內作出決策，並調整推進工作的方式。
設計工作區智能代理時，一個實用方法是將它拆解成不同部分。想想你將工作交給別人之前會交代甚麼：對方負責的工作、何時開始、遇到甚麼情況應暫停或停止、可使用哪些工具和資訊、應遵循甚麼流程，以及必須遵守哪些規則。
智能代理可能需要外掛程式的存取權。進一步了解 ChatGPT 中的外掛程式。
以下是一些智能代理的組成示例：
市場推廣活動摘要智能代理 | 產品意見分類智能代理 | 銷售商機進度摘要智能代理 | |
|---|---|---|---|
目標：智能代理的整體目標是甚麼？ | 分析推廣活動成效，並提出優化建議 | 彙整最新的產品意見，並轉交適當的負責人 | 監察銷售商機進度變化，並指出風險與機會 |
觸發條件：甚麼情況會啟動工作？ | 每星期一上午 10 時 | 有人透過 Slack 提交表格 | 每個工作日上午 8 時 |
流程：應遵循哪些步驟？ | 擷取關鍵績效指標 (KPI)、識別趨勢、草擬摘要、提出後續步驟，並指派負責人 | 審閱意見、將相關項目歸類、總結主要主題，並建議跟進的負責人 | 檢視銷售商機進度、標示風險，並提出後續步驟 |
工具：需要存取哪些系統或應用程式？ | 分析工具及共用摘要文件 | Slack、工單系統及摘要文件 | CRM、電郵或 Slack，以及銷售商機進度追蹤工具 |
治理：需要哪些管控措施？何時應停止並上報處理？ | 草擬建議；更改預算前須獲批准 | 建立工單草稿；上報須優先處理的問題；提交前須獲批准 | 草擬分析見解及建議；通知負責人；未經批准不得直接對外聯絡 |
以下例子可視為智能代理工作流程模式：各個團隊和職能部門中常見、可重複執行的工作模式。每個例子都代表智能代理可執行的一種核心工作流程。具體工具、資料和輸出可能不同，但基本模式保持一致。
工作流程 | 運作方式 | 應用場景示例 |
|---|---|---|
簡報 從多個來源擷取資訊、提煉重點，並整理成可直接用於決策的資料。 | 1) 收集輸入資料 2) 比較並擷取關鍵訊息 3) 按受眾需要整理摘要 4) 以文件、備忘錄或簡報形式分享 | 銷售：根據 CRM、通話、Slack 及新聞資料製作客戶簡報。 市場推廣：根據分析數據、社交媒體及文件，彙編推廣活動或競爭對手概況。 管理層：製作附有建議的每日行業簡報 |
分類與分派 處理收到的事項，並確保各項事項進入適當的後續流程 | 1) 審閱收到的事項 2) 分類並排定優先次序 3) 轉交處理，或建立下一步所需的文件或記錄 4) 通知負責人及提出請求的人 | 支援：將意見轉化為錯誤報告、功能請求或跟進事項。 資訊科技／營運：處理 Slack 中的內部請求，並按緊急程度分派。 招聘：篩選應徵者，並安排他們進入合適的後續流程。 |
分析與建議 解讀數據或證據，形成觀點，並據此製作初步成果。 | 1) 擷取來源資料 2) 分析規律、不足及利弊取捨 3) 擬定建議 4) 草擬備忘錄、簡報投影片、試算表或電郵 | 財務：核對預算與實際數字，並草擬給經理的備忘錄。 產品／研究：分析用戶意見，並建議優先處理事項。 採購：比較供應商報價、建立決策矩陣，並草擬採購訂單電郵。 |
內容創作 建立或更新內容，再按特定受眾或渠道作出調整。 | 1) 根據筆記或來源資料產生初稿 2) 調整語氣並核實內容 3) 按受眾及渠道調整內容 4) 發佈或傳送 | 市場推廣：根據需求簡介製作推廣素材，並傳閱以收集意見。 經理：將筆記整理成入職計劃或培訓單元。 銷售：撰寫跟進電郵、季度業務回顧摘要，或供持份者參閱的概況。 |
規劃與協調 將目標轉化為有時間安排的工作，並更新系統記錄 | 1) 按限制條件制定計劃 2) 檢查相依事項及可用時間與資源 3) 採取行動或做好行動準備 4) 更新系統並通知相關人員 | 項目經理／幕僚長：預留工作時段、安排會議，並更新追蹤記錄。 活動：協調場外活動、報名或出行安排。 行政：管理表格、提醒、訂單、預訂及跟進事項。 |
你可以先使用機構已建立的智能代理。首先了解智能代理的設計用途：它支援哪些任務、依賴哪些工具，以及會產出甚麼類型的結果。
先提出幾個低風險請求，觀察它的表現。先嘗試簡單的輸入，再檢視結果，了解它如何處理任務。
請記住，即使智能代理設計完善，配合人類判斷仍能讓它發揮得更好。通常，你才是更了解整體背景、任務影響，以及理想答案應有內容的人。
掌握基本概念並找到合適的應用場景後，你就可以開始建立自己的工作區智能代理。你甚至可能已在 ChatGPT 中建立了技能。工作區智能代理可以在指令中使用技能。
注意：在 ChatGPT Enterprise 中，建立智能代理的權限由工作區管理員控制。
先用淺白文字描述：在智能代理建立工具的對話中，說明智能代理應完成的工作、怎樣才算成功，以及需要遵守的限制。建立工具可據此產生步驟明確的清晰工作流程。你可以繼續透過對話完善流程，也可以直接編輯工作流程和指令。
選擇工具和連接器：選取智能代理可用來完成工作流程的已核准應用程式。你也可以描述智能代理需要存取的系統，建立工具會引導你加入這些系統並完成驗證。
選擇觸發條件：決定智能代理何時執行。智能代理的觸發條件，是啟動智能代理執行工作的事件。工作區智能代理可由人手觸發（有人要求它執行工作），或按排程觸發（在指定時間執行）。你可以在智能代理建立工具的對話中，用淺白文字設定觸發條件。
加入防護措施：為敏感操作設定界限、必要的審批，以及需要人手介入的檢查環節。你可以直接在智能代理建立工具的對話中加入這些要求，工具便會修改指令。
透過反覆測試和改進來建立智能代理，效果最理想。在 ChatGPT 中，建立工具也是這個循環的一部分。測試智能代理時，可透過對話了解執行情況、找出問題，並逐步完善指令。
先用幾個貼近實際情況的例子來測試，既包括簡單直接的請求，也包括較複雜、背景資訊不足或含糊不清的請求。這有助你觀察智能代理的表現，並找出哪些地方可能需要更清晰的指令或防護措施。
測試智能代理時，第一個版本未盡完善是正常的。如果發現不妥，可以用以下兩種有效方法改進。
直接更新指令：在編輯器中作出小幅、具體的修改，例如釐清某個步驟、調整輸出格式，或加入限制。
用自然語言引導：如果問題不太明確，可透過與建立工具對話來逐步釐清。你可以指出它遺漏的內容、提出開放式問題，或請它解釋推理過程，從而找出指令中的不足。
修改後，再次測試以確認更新是否奏效。
工作區智能代理專為團隊共用、需要重複執行的工作而設。分享智能代理可讓團隊以一致的方式完成任務，而不必每次重新設計流程。
分享智能代理時，請清楚說明它的用途。在描述中列明它處理的任務、何時適合使用、需要提供哪些輸入資料，以及可預期的輸出類型。共用智能代理若用於團隊已熟悉、特定且經常執行的工作流程，效果最理想。加入一兩個提示詞範例，也能讓其他人清楚知道如何開始使用，使採用過程更順暢。
請記住，工作區管理員透過角色存取控制 (RBAC) 管理連接器和功能的存取權，因此團隊成員可能需要具備適當權限，智能代理才能使用 Slack、Gmail 等系統或其他工具。
如需相關工具及指引，請探索 OpenAI Frontier。
