工作區智慧體
了解、建立及使用 ChatGPT 中的智慧體，處理反覆執行的工作。
多數 ChatGPT 使用者已經知道如何運用 AI 處理單次任務，例如撰寫草稿、整理摘要、腦力激盪或回答問題。AI 應用的下一階段，將涵蓋更廣的範圍，並更深入地融入日常工作。AI 不再只是提供片段的協助，而是越來越常用於支援反覆執行的工作流程。這些流程仰賴共用系統、標準交接程序與一致的產出，也必須因應時程、準確度及作業程序等實務限制。
這正是 ChatGPT 中的工作區智慧體發揮作用的地方。工作區智慧體專為反覆執行的工作流程而設計。這類工作原本需要你手動處理，每次重新說明步驟，並在工具之間複製資訊。閱讀我們的部落格文章，進一步了解工作區智慧體。
如果你是第一次建立智慧體，讓我們先從核心概念開始，這樣實際動手時，你就會知道該如何設定工作區智慧體，讓它穩定地產出成果。
一般來說，智慧體是執行任務的系統，由三個要素組成：觸發條件、可能包含專門技能的流程，以及它可以連接的工具或系統。
組成要素 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
觸發條件 | 什麼情況會啟動智慧體 | 排程（「每個工作日上午 9 點」）或手動執行（「立即執行」）。 |
流程與技能 | 智慧體為了按照你的預期完成任務，所遵循的步驟 | 檢視輸入內容、檢查資訊是否缺漏、草擬成果，再將成果交接出去或採取下一步行動。 |
工具與系統 | 智慧體獲准使用的工具與整合服務，可用於蒐集資訊，並在取得許可時採取行動。 | Slack、CRM、內部文件、工單系統或共用文件 |
當工作具備以下特性時，智慧體最能發揮效用：
重複執行：同樣的任務會定期出現
結構明確：產出有明確格式（方便你判斷智慧體的表現是否良好）
依時間或事件啟動：按固定頻率執行，或由事件觸發
需要使用工具：必須從團隊使用的系統讀取資料，或將資料寫入其中
對於開放式思考、腦力激盪或探索性寫作，一般聊天往往更合適，尤其是只需處理一次的任務。
智慧體也不同於你過去可能建立過的傳統 API 工作流程。其他工具中的傳統工作流程通常具有確定性，也就是每個步驟都有明確定義。除非你修改邏輯，否則系統每次都會遵循相同的路徑。相較之下，智慧體更偏向機率式運作。智慧體仍會遵守指令、工具使用範圍與防護機制，但會運用模型解讀情境，在既定範圍內做決定，並調整推進工作的方式。
設計工作區智慧體時，一個實用的做法是先拆解它的組成要素。想想看，把工作交給一個人之前，你會先釐清哪些事：他的職責、何時開始、什麼情況下應該暫停或停止、可以使用哪些工具與資訊、應遵循的流程，以及必須遵守的規則。
智慧體可能需要外掛程式的存取權限。進一步了解 ChatGPT 中的外掛程式。
以下是幾個智慧體組成要素的拆解範例：
行銷活動摘要智慧體 | 產品意見分流智慧體 | 銷售管道摘要智慧體 | |
|---|---|---|---|
目標：智慧體的整體目標是什麼？ | 分析活動成效並提出優化建議 | 彙整新收到的產品意見，並轉交適當的負責人 | 監控銷售管道的變化，並指出風險與機會 |
觸發條件：什麼情況會啟動工作？ | 每週一上午 10 點 | 有人從 Slack 提交表單 | 每個工作日上午 8 點 |
流程：應遵循哪些步驟？ | 擷取 KPI、辨識趨勢、草擬摘要、提出後續步驟、指派負責人 | 檢視意見、將相關項目分組、彙整主要議題，並建議後續追蹤的負責人 | 檢視銷售管道、標示風險、提出後續步驟 |
工具：需要存取哪些系統或應用程式？ | 分析工具與共用摘要文件 | Slack、工單系統與摘要文件 | CRM、電子郵件或 Slack，以及銷售管道追蹤工具 |
治理：需要哪些管控措施？什麼時候應該停止，並提報給更高層級處理？ | 草擬建議；變更預算前須經核准 | 建立工單草稿；將高優先級問題提報給更高層級處理；提交前須經核准 | 草擬洞見與建議；通知負責人；未經核准不得直接對外聯繫 |
以下範例可視為智慧體工作流程模式：各種團隊與職能中常見、會反覆執行的工作模式。每個範例都代表智慧體能執行的一種核心工作流程。具體使用的工具、資料與產出可能不同，但基本模式維持一致。
工作流程 | 運作方式 | 應用情境範例 |
|---|---|---|
重點簡報 從多個來源擷取資訊、萃取重點，整理成可直接用於決策的內容。 | 1) 蒐集輸入資料 2) 比較並擷取關鍵訊息 3) 根據受眾需求整理摘要 4) 以文件、備忘錄或簡報形式分享 | 銷售：運用 CRM、通話紀錄、Slack 與新聞製作客戶簡報。 行銷：根據分析資料、社群媒體與文件，彙整活動或競爭對手的概況。 高階主管：製作每日產業摘要並附上建議 |
分流與轉交 處理收到的項目，確保每一項都進入適當的後續流程 | 1) 檢視收到的項目 2) 分類並排定優先順序 3) 轉交處理，或建立下一步所需的資料 4) 通知負責人與提出需求的人 | 客服：將意見轉為錯誤回報、功能需求或後續追蹤事項。 IT／營運：處理 Slack 中的內部需求，並依緊急程度轉交。 招募：篩選應徵者，並安排進入適當的後續流程。 |
分析與建議 解讀資料或證據、形成觀點，再轉化為初步交付成果。 | 1) 擷取來源資料 2) 分析模式、落差與取捨 3) 提出建議 4) 草擬備忘錄、簡報、試算表或電子郵件 | 財務：核對預算與實際數據，並草擬給主管的備忘錄。 產品／研究：分析使用者意見，並提出優先順序建議。 採購：比較供應商報價、建立決策矩陣，並草擬採購單電子郵件。 |
內容創作 建立或更新內容，再針對特定受眾或管道調整。 | 1) 根據筆記或來源資料產生初稿 2) 編修語氣並確認準確度 3) 配合受眾與管道調整內容 4) 發布或傳送 | 行銷：將需求簡報轉化為行銷活動素材，並傳閱以徵求意見。 主管：將筆記轉化為新人到職計畫或培訓單元。 銷售：撰寫後續聯繫郵件、季度業務回顧摘要，或提供給利害關係人的重點摘要。 |
規劃與協調 將目標轉化為具體工作排程，並更新相關系統 | 1) 根據限制條件擬定計畫 2) 檢查相依關係與可用時段及資源 3) 採取行動或做好行動準備 4) 更新系統並通知相關人員 | 專案經理／幕僚長：預留工作時段、安排會議，並更新追蹤工具。 活動：協調異地活動、報名事宜或差旅行程。 行政：管理表單、提醒、訂單、預約與後續追蹤事項。 |
你可以先使用組織已經建立的智慧體。首先，了解這個智慧體是為哪些工作而設計：支援哪些任務、仰賴哪些工具，以及會產出什麼樣的成果。
先提出幾個低風險的要求，觀察它的表現。從簡單的輸入內容開始嘗試，再檢視結果，了解它如何處理任務。
請記住，即使是設計完善的智慧體，仍能透過人的判斷獲得助益。通常，你才是了解完整背景、任務利害關係，以及理想答案應該具備哪些內容的人。
掌握基本概念並找到合適的應用情境後，就可以開始建立自己的工作區智慧體。你甚至可能已經在 ChatGPT 中建立了技能。工作區智慧體可以在指令中使用技能。
注意：在 ChatGPT Enterprise 中，建立智慧體的權限由工作區管理員控管。
先用日常語言描述：在智慧體建立工具的聊天中，說明智慧體應執行的工作、成功的成果應該是什麼樣子，以及必須遵守的限制。建立工具能將這些描述轉化為步驟明確的工作流程。你可以在聊天中持續調整，也可以直接編輯工作流程與指令。
選擇工具與連接器：選取智慧體獲准使用的應用程式，讓它用來完成工作流程。你也可以描述智慧體需要存取的系統，建立工具會引導你新增這些系統並完成驗證。
選擇觸發條件：決定智慧體何時執行。智慧體的觸發條件，就是啟動智慧體執行的事件。工作區智慧體可以由人觸發（有人要求它做事），也可以由排程觸發（在設定的時間執行）。你可以在智慧體建立工具的聊天中，用日常語言設定觸發條件。
加入防護機制：針對敏感操作，設定操作界線、必要的核准，以及需要人工介入的檢查點。你可以直接在智慧體建立工具的聊天中加入這些要求，建立工具就會修改指令。
建立智慧體時，透過反覆測試與改進最能獲得良好成果。在 ChatGPT 中，建立工具也是這個循環的一環。測試智慧體時，透過對話了解執行過程、找出問題，並逐步改善指令。
先從幾個貼近實際的例子開始，涵蓋簡單明確的要求，以及背景資訊不足或語意不明的複雜要求。這能幫助你觀察智慧體的表現，並找出哪些地方可能需要更清楚的指令或防護機制。
測試智慧體時，第一版不盡完美是正常的。如果發現不太對勁的地方，可以用以下兩種有效的方法改善。
直接更新指令：在編輯器中做小幅、具體的修改，例如釐清某個步驟、調整輸出格式，或新增限制。
用自然語言引導：如果問題還不明確，就透過與建立工具對話來釐清。你可以指出它遺漏的內容、提出開放式問題，或請它解釋推理過程，找出指令中的缺漏。
修改後，再次測試，確認更新有效。
工作區智慧體專為團隊共同執行、反覆進行的工作而設計。共用智慧體能讓團隊用一致的方式完成任務，不必每次都重新設計流程。
共用智慧體時，請清楚說明它的用途。在說明中列出它處理的任務、適合使用的時機、需要提供的輸入內容，以及可以預期的產出類型。共用智慧體若能對應到團隊已熟悉、明確且經常執行的工作流程，最能發揮效益。附上一兩個提示詞範例，也能讓其他人清楚知道如何開始，更順利地上手。
請記住，工作區管理員會透過角色型存取控制 (RBAC) 管理連接器與功能的存取權限，因此團隊成員可能需要具備適當權限，才能讓智慧體使用 Slack、Gmail 等系統或其他工具。
如需相關工具與指引，請探索 OpenAI Frontier。
